Die Gründung eines Unternehmens in Brasilien ist eine Sache. Die Buchführung zu erledigen, steuerliche Verpflichtungen zu erfüllen und die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, ist eine andere. Für ausländische Unternehmen kann das brasilianische Rechnungswesen ungewohnt sein, da sich die lokalen Vorschriften, die digitale Berichterstattung und die Steuerverfahren stark von denen anderer Länder unterscheiden.
Wenn Sie über eine brasilianische Gesellschaft tätig sind, müssen Sie wissen, wie das funktioniert. In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Aufgaben ein brasilianischer Steuerberater hat, wie der monatliche Abrechnungszyklus abläuft, worauf Unternehmen in ausländischem Besitz achten müssen und wo internationale Unternehmen häufig Fehler machen.
Die Buchhaltung in Brasilien ist anders
Auf den ersten Blick wirkt die brasilianische Buchhaltung vertraut. Man erfasst Einnahmen und Ausgaben, erstellt eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung, gleicht Konten ab und schließt die Bücher ab. Der Unterschied liegt im Detaillierungsgrad, der Verknüpfung mit dem Steuerwesen und dem Umfang der gesetzlich vorgeschriebenen Berichterstattung, die in das System integriert ist.
Der größte Unterschied besteht darin, wie eng Buchhaltung und Steuerwesen miteinander verknüpft sind. In vielen Ländern sind dies zwar miteinander verbundene, aber weitgehend getrennte Prozesse. In Brasilien sind Buchhaltungsunterlagen, Steuerberechnungen und Meldungen an die Behörden eng miteinander verflochten, sodass die Art und Weise, wie Sie eine Transaktion klassifizieren, direkten Einfluss darauf haben kann, wie diese besteuert wird. Hinzu kommt ein umfangreiches System der elektronischen Berichterstattung, bei dem Rechnungen (notas fiscais) Teil des Handelsgeschäfts sind, aber auch in Ihre Steuer- und Buchhaltungsunterlagen einfließen, sowie Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden, die jeweils ihre eigenen Steuern, Registrierungs- und Meldepflichten haben – so entsteht ein Umfeld, das weitaus detaillierter und auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichtet ist, als viele Unternehmen erwarten. Buchhaltung in Brasilien bedeutet nicht nur, Ein- und Ausgänge zu erfassen. Es geht darum, eine einheitliche Finanzdokumentation zu führen, die Buchhaltung, Steuerwesen und gesetzlich vorgeschriebene Berichterstattung miteinander verknüpft.
Die Rolle des Contadors
In Brasilien steht der Buchhalter, der sogenannte "Contador", im Mittelpunkt Ihrer Buchhaltung, Steuerangelegenheiten und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Seine Aufgaben gehen weit über die Erfassung von Transaktionen und die Erstellung von Jahresabschlüssen hinaus. Der Contador führt die Buchhaltung, gleicht Konten ab und erstellt die nach brasilianischem Recht vorgeschriebenen Jahresabschlüsse. Je nach Ihrer Geschäftstätigkeit und Ihrem Steuersystem berechnet er zudem Steuern und stellt sicher, dass die richtigen Informationen an die Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden weitergeleitet werden. Er kann sich um Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Anlagevermögen, Abschreibungen und Rückstellungen übernehmen sowie die digitalen Buchhaltungs- und Steuerunterlagen über die elektronischen Systeme Brasiliens erstellen und einreichen.
Der Buchhalter ist nicht nur derjenige, der “die Bücher führt”. Er sorgt für die Abstimmung Ihrer Finanzunterlagen, Steuerpflichten und gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen.
Der Monatszyklus
Die brasilianische Buchhaltung erfolgt in monatlichen Zyklen. Transaktionen werden erfasst, klassifiziert und abgeglichen, und die dazugehörigen Belege müssen Ihre steuerlichen und gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen untermauern. Verkäufe und Einkäufe werden durch „Notas Fiscais“ belegt, während Kontoauszüge, Verträge und Lohnunterlagen alle übrigen Vorgänge untermauern. Transaktionen werden gemäß den geltenden Rechnungslegungsvorschriften und Ihrem Kontenplan klassifiziert.
Ein typischer Monatsabschluss umfasst mehrere wiederkehrende Schritte. Bankkonten, Forderungen und Verbindlichkeiten werden abgeglichen und ausstehende Salden überprüft. Abschreibungen, Rückstellungen und Abgrenzungen werden verbucht, einschließlich Aufwendungen, die in die Periode fallen, aber noch nicht bezahlt wurden. Lohn- und Steuerverbindlichkeiten werden auf der Grundlage der Berechnungen für diesen Monat verbucht. Anschließend wird der Buchhaltungsabschluss vorgenommen und der Jahresabschluss erstellt: die „Balanço Patrimonial“ (Bilanz) und die „Demonstração do Resultado do Exercício“ (Gewinn- und Verlustrechnung, kurz DRE).
Steuern, SPED und die Steuerreform
Buchhaltungsunterlagen in Brasilien dienen nicht nur als Grundlage für Jahresabschlüsse, sondern auch für die Berechnung und Meldung von Steuern. Welche steuerliche Behandlung gilt, hängt von Ihren Tätigkeiten, Ihren Einnahmen und dem für Sie geltenden Steuersystem ab. Die wichtigsten Steuerregelungen sind „Simples Nacional“, „Lucro Presumido“ und „Lucro Real“, die jeweils eigene Vorschriften für Steuern wie IRPJ und CSLL vorsehen.
Das Rückgrat bildet SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), Brasiliens digitales System für die Buchführung und Steuerberichterstattung. Innerhalb von SPED umfasst das ECD (Escrituração Contábil Digital) die digitale Buchführung, während das ECF (Escrituração Contábil Fiscal) die für die Körperschaftsteuer relevanten Steuerdaten übermittelt. Je nach Unternehmen können auch andere SPED-Verpflichtungen wie beispielsweise das EFD gelten. Diese digitale Infrastruktur verknüpft Ihre Buchhaltungsunterlagen mit der Steuerberichterstattung und den Informationen, die die Behörden erhalten.
Die Steuerreform bringt eine weitere Ebene mit sich. PIS, COFINS, ICMS, ISS und damit verbundene Steuern werden durch CBS und IBS ersetzt oder umgestaltet, wobei die Übergangsphase bis 2033 andauert. Für die Buchhaltung bedeutet dies mehr als nur neue Steuersätze. Es ändert sich die Art und Weise, wie Transaktionen klassifiziert, Steuern berechnet und ausgewiesen werden sowie wie Buchhaltungs- und ERP-Systeme mit steuerlichen Informationen umgehen. Bewerten Sie die Auswirkungen auf Ihre Prozesse, bevor das neue System vollständig eingeführt ist. [Link zum Artikel über die Steuerreform in Brasilien]
Elektronische Rechnungsstellung und Lohnabrechnung
Die elektronische Rechnungsstellung ist Teil der brasilianischen Buchhaltungs- und Steuerinfrastruktur. Die meisten geschäftlichen Transaktionen werden durch eine elektronische „Nota Fiscal“ dokumentiert, die Angaben zu den Vertragsparteien, Waren oder Dienstleistungen, Beträgen und anfallenden Steuern enthält. Die NF-e wird in der Regel für Waren und die NFS-e für Dienstleistungen verwendet. Die Steuerbehörde überprüft jede Rechnung, woraufhin diese Teil Ihrer Steuerunterlagen wird. Da die Rechnungsdaten in Ihre Steuer- und Buchhaltungsprozesse einfließen, ist die korrekte Klassifizierung von Produkten, Dienstleistungen, Steuercodes und Steuersätzen bereits ab dem Zeitpunkt der Rechnungsstellung von entscheidender Bedeutung.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein weiterer Bereich mit spezifisch brasilianischen Besonderheiten. Neben dem Gehalt müssen Sie sich um die INSS-Beiträge des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers, das FGTS (ein obligatorischer Abfindungsfonds, der für jeden Mitarbeiter auf ein Konto eingezahlt wird), die Einkommensteuerabzüge (IRRF), das Urlaubsgeld mit dem zusätzlichen Bonus in Höhe eines Drittels sowie das gesetzlich vorgeschriebene 13. Monatsgehalt kümmern. All dies verursacht Aufwendungen und Verbindlichkeiten, die in der Buchhaltung erfasst werden müssen, auch wenn die Zahlung erst später erfolgt; daher sind Arbeitgeberbeiträge und Rückstellungen Teil des monatlichen Prozesses. Die Lohn- und Gehaltsdaten werden über eSocial gemeldet, das Beschäftigungs-, Lohn-, Sozialversicherungs- und damit verbundene Steuerdaten für die Behörden zusammenfasst.
Unternehmen in ausländischem Besitz
Eine ausländische Beteiligung führt zwar nicht zu einem separaten Rechnungslegungssystem, bringt jedoch zusätzliche Anforderungen mit sich. Eine brasilianische Tochtergesellschaft oder „Ltda.“ führt ihre eigene gesetzlich vorgeschriebene Buchhaltung nach brasilianischen Vorschriften, selbst wenn sie sich vollständig im Besitz einer ausländischen Muttergesellschaft befindet.
Transaktionen mit dem ausländischen Anteilseigner oder mit Konzernunternehmen erfordern besondere Aufmerksamkeit: Kapitaleinlagen, konzerninterne Darlehen, Verwaltungsgebühren, Dienstleistungsverträge, Lizenzgebühren und andere grenzüberschreitende Zahlungen. Diese müssen ordnungsgemäß dokumentiert und in der brasilianischen Buchhaltung erfasst werden, und bei der Feststellung, ob die Preise für Transaktionen mit verbundenen Unternehmen den brasilianischen Anforderungen entsprechen, können Verrechnungspreisvorschriften zur Anwendung kommen.
Der Jahresabschluss der brasilianischen Gesellschaft muss deren eigene Finanzlage und Ergebnisse widerspiegeln. Für die Berichterstattung an die Muttergesellschaft kann daher eine Abstimmung zwischen der brasilianischen gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungslegung und den Rechnungslegungsgrundsätzen bzw. dem Berichtsrahmen des Konzerns erforderlich sein.
Warum Sie einen lokalen Steuerberater brauchen
Die brasilianische Buchhaltung erfordert Kenntnisse der lokalen Standards, Steuervorschriften und Berichtspflichten, die Sie vom Ausland aus nicht bewältigen können. Selbst wenn Sie an einem anderen Standort über eine etablierte Finanzabteilung verfügen, gelten für die brasilianische Gesellschaft eigene gesetzliche Buchhaltungs- und Steueranforderungen. Ein lokaler „Contador“ weiß, welches Steuersystem gilt, wie SPED, die „Nota Fiscal“ und die Lohnabrechnung in der Praxis funktionieren und wie man mit den brasilianischen Behörden und deren Systemen umgeht.
Das bedeutet nicht, dass jedes Unternehmen eine große brasilianische Wirtschaftsprüfungsgesellschaft braucht. Für viele Unternehmen, ist die beste Lösung ein lokaler Buchhaltungsexperte, der die gesetzlichen und steuerlichen Aufgaben übernimmt, während Ihr internes oder internationales Finanzteam weiterhin für die Konzernberichterstattung und das Controlling zuständig ist. Entscheidend ist, jemanden zu haben, der versteht, wie die brasilianische Gesellschaft vor Ort geführt werden muss, anstatt zu versuchen, die brasilianische Buchhaltung über Ihre bestehenden Prozesse im Ausland abzuwickeln.
Gängige Fehler
Der häufigste Fehler besteht darin, anzunehmen, dass sich Ihre bestehenden Buchhaltungsprozesse einfach auf Brasilien übertragen lassen. Die Grundsätze mögen zwar bekannt sein, doch die lokalen Steuervorschriften, Meldepflichten und Dokumentationsanforderungen erfordern erhebliche Anpassungen.
Ein zweiter Fehler besteht darin, die Buchhaltung als eine Backoffice-Aufgabe zu betrachten, die erst dann erledigt werden muss, wenn das Unternehmen bereits läuft. So kommt es zu falschen steuerlichen Einstufungen, unvollständigen Unterlagen und versäumten Meldepflichten.
Sich ausschließlich auf die Software zu konzentrieren, ist eine weitere Falle. Auch wenn Sie ein globales ERP- oder Buchhaltungssystem nutzen, muss der brasilianische Betrieb dennoch SPED, die „Nota Fiscal“ und die brasilianischen Steuervorschriften berücksichtigen. [Link zum ERP-Artikel] Auch konzerninterne Transaktionen verursachen Probleme. Zahlungen für Managementdienstleistungen, Darlehen und Kapitaleinlagen sollten vom ersten Tag an korrekt dokumentiert, klassifiziert und verbucht werden.
Schließlich entscheiden sich manche Unternehmen bei der Auswahl eines Buchhaltungsdienstleisters vor allem aufgrund der Sprache. Ein englischsprachiger Buchhalter ist zwar praktisch, aber das bedeutet nicht, dass das Unternehmen auch am besten zu Ihren brasilianischen Buchhaltungs- und Steueranforderungen passt.
Jahresabschluss: Vorschriftsmäßig und effizient
Die Buchhaltung in Brasilien umfasst mehr als nur die Erfassung von Geschäftsvorfällen und die Erstellung von Abschlüssen. Das System ist komplex, eng mit dem Steuerwesen verknüpft und wird durch ein umfangreiches digitales Berichtswesen unterstützt. Eine Buchhaltungsstruktur aus einem anderen Land lässt sich daher nicht einfach übernehmen. Je nach Ihrer Geschäftstätigkeit und Ihrem Standort können zusätzliche Anforderungen auf Landes- und Kommunalebene hinzukommen.
Sie brauchen auch nicht unbedingt eine teure Kanzlei, die auf ausländische Mandanten spezialisiert ist. Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, dass ein englischsprachiger Steuerberater automatisch einen besseren Service bietet. Kanzleien, die sich speziell an ausländische Unternehmen richten, können das Zwei- bis Dreifache des Honorars eines vergleichbaren lokalen Steuerberaters verlangen. Die eigentliche Frage ist, ob der Steuerberater die brasilianischen Anforderungen versteht und diese präzise und effizient umsetzen kann. Sprache und Kommunikation lassen sich getrennt von der eigentlichen Buchhaltungsarbeit regeln.
Bei Ipanema International bieten wir zuverlässige Dienstleistungen in den Bereichen Buchhaltung und Steuerkonformität für in Brasilien tätige Unternehmen an und unterstützen diese dabei, ihre Finanzverwaltung korrekt, vorschriftsmäßig und unter Kontrolle zu halten.a
