Fundar uma empresa no Brasil é uma coisa. Manter os registros contábeis, cumprir as obrigações fiscais e manter a conformidade é outra. Para empresas estrangeiras, a contabilidade brasileira pode parecer desconhecida, com regras locais, sistemas de comunicação digital e procedimentos fiscais muito diferentes dos encontrados em outros países.
Se você opera através de uma entidade brasileira, você precisa entender como ela funciona. Esta guia explica o que um contador brasileiro faz, como funciona o ciclo mensal, o que as empresas estrangeiras precisam observar e onde as empresas internacionais geralmente cometem erros.
A contabilidade no Brasil é diferente
À primeira vista, a contabilidade brasileira parece familiar. Registra receitas e despesas, mantém um balanço e uma demonstração de resultados, concilia contas e fecha os livros. A diferença reside no nível de detalhamento, na ligação com a tributação e na quantidade de relatórios legais incorporados ao sistema.
A maior diferença está no grau de interligação entre contabilidade e tributação. Em muitos países, trata-se de processos relacionados, mas bastante distintos. No Brasil, os registros contábeis, os cálculos tributários e as declarações ao governo estão interligados; portanto, a forma como você classifica uma transação pode alterar diretamente a forma como ela é tributada. Acrescente a isso um extenso sistema de declarações eletrônicas, no qual as notas fiscais fazem parte da transação comercial, mas também alimentam seus registros fiscais e contábeis, além de autoridades federais, estaduais e municipais — cada uma com seus próprios impostos, registros e exigências de declaração —, e você terá um ambiente muito mais detalhado e orientado à conformidade do que muitas empresas esperam. A contabilidade no Brasil não se resume apenas a acompanhar o que entra e o que sai. Trata-se de manter um registro financeiro consistente que conecte a contabilidade, os impostos e os relatórios legais.
O papel do Contador
No Brasil, o contador ocupa um papel central na sua contabilidade, tributação e conformidade legal. Sua função vai muito além do registro de transações e da elaboração de demonstrações financeiras anuais. O contador mantém os livros contábeis, faz a reconciliação das contas e elabora as demonstrações financeiras exigidas pela legislação brasileira. Dependendo de suas atividades e do regime tributário, ele também calcula os impostos e garante que as informações corretas sejam enviadas às autoridades federais, estaduais e municipais. Ele pode cuidar da contabilidade da folha de pagamento, ativos imobilizados, depreciação e provisões, além de preparar e enviar os arquivos contábeis e fiscais digitais por meio dos sistemas eletrônicos do Brasil.
O contador não é apenas a pessoa que “faz as contas”. Ele conecta seus registros financeiros, obrigações fiscais e relatórios legais.
O Ciclo Mensal
A contabilidade brasileira funciona em um ciclo mensal. As transações são registradas, classificadas e conciliadas, e a documentação que as acompanha precisa ser compatível com a sua prestação de contas fiscal e legal. As vendas e compras são respaldadas por notas fiscais, enquanto as demonstrações bancárias, contratos e registros de folha de pagamento sustentam tudo o mais. As transações são classificadas de acordo com as regras contábeis aplicáveis e com o seu quadro de contas.
Uma fechamento mensal típico inclui várias etapas recorrentes. As contas bancárias, as contas a receber e as contas a pagar são conciliadas e os saldos pendentes são analisados. Os valores depreciados, as provisões e os créditos são registrados, incluindo as despesas que pertencem ao período mas ainda não foram pagas. As obrigações salariais e fiscais são contabilizadas com base nos cálculos do mês. Em seguida, os livros são fechados e as demonstrações financeiras são elaboradas: o Balanço Patrimonial (balance sheet) e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).
Imposto, SPED e Reforma Tributária
Os registros contábeis no Brasil não são apenas a base para as demonstrações financeiras. Eles também são a base para o cálculo e a declaração de impostos. Qual tratamento tributário se aplica depende das suas atividades, receita e regime tributário. Os principais regimes são Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real, cada um com suas próprias regras para impostos como o IRPJ e o CSLL.
A base é o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), o sistema digital do Brasil para contabilidade e prestação de informações fiscais. Dentro do SPED, o ECD (Escrituração Contábil Digital) abrange os registros contábeis digitais e o ECF (Escrituração Contábil Fiscal) relata as informações fiscais utilizadas para o imposto de renda das empresas. Dependendo da sua empresa, outras obrigações do SPED, como o EFD, também podem ser aplicadas. Essa infraestrutura digital vincula seus registros contábeis ao prestação de informações fiscais e às informações recebidas pelas autoridades.
A reforma tributária acrescenta uma nova camada. Os impostos PIS, COFINS, ICMS, ISS e relacionados estão sendo substituídos ou reestruturados através do CBS e do IBS, com uma transição que se estenderá até 2033. Para a contabilidade, isso significa mais do que novas alíquotas. Isso muda a forma como as transações são classificadas, como os impostos são calculados e reportados, e como os sistemas de contabilidade e ERP gerenciam informações fiscais. Avalie o impacto nos seus processos antes que o novo sistema esteja totalmente implementado. [Link para o artigo sobre a Reforma Tributária do Brasil]
Faturamento Eletrônico e Folha de Pagamento
A emissão eletrônica de faturas faz parte da infraestrutura contábil e fiscal do Brasil. A maioria das transações comerciais é documentada por meio de uma Nota Fiscal eletrônica, com detalhes sobre as partes, os produtos ou serviços, os valores e os impostos aplicáveis. A NF-e é geralmente utilizada para produtos e a NFS-e para serviços. A autoridade fiscal valida cada fatura e ela então passa a fazer parte dos seus registros fiscais. Como os dados da fatura fluem para os processos tributários e contábeis, classificar corretamente produtos, serviços, códigos e taxas fiscais é importante a partir do momento em que você faz a fatura.
Os salários são outra área com seus próprios componentes brasileiros. Além do salário, você lida com as contribuições do INSS do empregador e do empregado, o FGTS (um fundo de compensação obrigatório depositado em uma conta por empregado), a retenção de imposto de renda (IRRF), o pagamento de férias com o adicional de um terço do salário e a contribuição legal de 13º salário. Todos esses itens geram despesas e passivos que precisam ser registrados nas contas, mesmo que o pagamento ocorra posteriormente, portanto as contribuições do empregador e as provisões fazem parte do processo mensal. As informações sobre os salários são reportadas através do eSocial, que consolida dados de emprego, folha de pagamento, previdência social e tributos relacionados para as autoridades.
Empresas de propriedade estrangeira
A propriedade estrangeira não cria um sistema contábil separado, mas traz requisitos adicionais. Uma subsidiária ou Ltda. brasileira mantém suas próprias contas estatutárias de acordo com as regras brasileiras, mesmo quando é totalmente detida por uma empresa-mãe estrangeira.
As transações com o acionista estrangeiro ou com empresas do grupo requerem atenção especial: aportações de capital, empréstimos entre empresas, taxas de administração, contratos de prestação de serviços, royalties e outros pagamentos internacionais. Elas devem ser devidamente documentadas e registradas na contabilidade brasileira, e as regras de preços de transferência podem ser aplicadas ao determinar se os preços das transações entre partes relacionadas estão em conformidade com os requisitos brasileiros.
As demonstrações financeiras da entidade brasileira devem refletir sua própria posição financeira e resultados. Portanto, a apresentação de relatórios à sua empresa-mãe pode exigir uma reconciliação entre a contabilidade estatutária brasileira e as políticas de contabilidade ou estrutura de relatórios do grupo.
Por que você precisa de um contador local
A contabilidade brasileira leva em consideração conhecimentos sobre normas locais, regras fiscais e obrigações de prestação de relatórios que você não consegue obter no exterior. Mesmo com uma função financeira estabelecida em outro lugar, a entidade brasileira possui seus próprios requisitos contábeis e fiscais legais. Um contador local sabe qual regime tributário se aplica, como o SPED, a Nota Fiscal e o sistema de prestação de contas de folha de pagamento funcionam na prática e como lidar com as autoridades brasileiras e seus sistemas.
Isso não significa que toda empresa precise de uma grande empresa de contabilidade brasileira. Para muitas empresas, a melhor opção é contar com um profissional de contabilidade local que cuide das obrigações legais e tributárias, enquanto sua equipe financeira interna ou internacional mantém a responsabilidade pelos relatórios do grupo e pela contabilidade gerencial. O que importa é ter alguém que entenda como a entidade brasileira deve operar localmente, em vez de tentar administrar a contabilidade brasileira por meio dos processos existentes no exterior.
Erros comuns
O erro mais comum é presumir que os processos contábeis existentes podem simplesmente ser transferidos para o Brasil. Os princípios podem ser familiares, mas as regras fiscais locais, os requisitos de prestação de informações e a documentação necessitam de ajustes substanciais.
Um segundo problema é tratar a contabilidade como um trabalho de apoio para resolver problemas quando a empresa já estiver em funcionamento. É assim que se acabam por ocorrer classificações fiscais incorretas, documentação incompleta e falhas no cumprimento das obrigações de prestação de relatórios.
Focar-se apenas no software é outra armadilha. Você pode usar uma plataforma ERP ou de contabilidade global, mas a operação brasileira ainda precisa acomodar o SPED, a Nota Fiscal e as regras fiscais brasileiras. [Link para artigo sobre ERP] As transações interempresar também geram problemas. Os pagamentos por serviços de gestão, empréstimos e contribuições de capital devem ser documentados, classificados e contabilizados corretamente desde o primeiro dia.
Por fim, algumas empresas escolhem um prestador de serviços de contabilidade principalmente com base na língua utilizada. Um contador que fala inglês é conveniente, mas isso não significa que a empresa seja a melhor opção para as suas necessidades de contabilidade e tributação no Brasil.
Fechar os Livros: Conforme e Eficiente
A contabilidade no Brasil é mais do que apenas registrar transações e preparar demonstrações financeiras. O sistema é detalhado, intimamente ligado à tributação e respaldado por uma extensa plataforma de relatórios digitais. Além disso, não é possível copiar um sistema de contabilidade de outro país. As exigências estaduais e municipais podem adicionar uma camada adicional, dependendo das atividades e localização da empresa.
Você também não precisa necessariamente de uma empresa cara especializada em clientes estrangeiros. Um erro comum é presumir que um contador que fala inglês oferece automaticamente um serviço melhor. Empresas que se apresentam especificamente para empresas estrangeiras podem cobrar duas ou três vezes mais do que um contador local comparável. A pergunta real é se o contador entende as exigências brasileiras e consegue gerenciá-las de forma precisa e eficiente. A língua e a comunicação podem ser contratadas separadamente do trabalho contábil propriamente dito.
Na Ipanema International, oferecemos serviços confiáveis de contabilidade e conformidade tributária para empresas que atuam no Brasil, ajudando-as a manter sua administração financeira precisa, em conformidade com as normas e sob controle.a
