Een bedrijf oprichten in Brazilië is één ding. De boekhouding bijhouden, aan de belastingverplichtingen voldoen en aan de regelgeving blijven voldoen is iets heel anders. Voor buitenlandse bedrijven kan de Braziliaanse boekhouding onbekend aanvoelen, met lokale regels, digitale rapportage en belastingprocedures die sterk verschillen van die in andere landen.
Als u via een Braziliaanse onderneming actief bent, is het belangrijk dat u begrijpt hoe dit in zijn werk gaat. In deze gids wordt uitgelegd wat een Braziliaanse accountant doet, hoe de maandelijkse cyclus verloopt, waar bedrijven in buitenlandse handen op moeten letten en waar internationale bedrijven vaak fouten maken.
De boekhouding in Brazilië is anders
Op het eerste gezicht lijkt de Braziliaanse boekhouding vertrouwd. Je boekt inkomsten en uitgaven, houdt een balans en een winst-en-verliesrekening bij, voert afstemmingen uit en sluit de boeken af. Het verschil zit hem in de mate van gedetailleerdheid, de koppeling met de belastingwetgeving en de omvang van de wettelijk verplichte rapportage die in het systeem is ingebouwd.
Het grootste verschil zit hem in de mate waarin boekhouding en belastingen met elkaar verweven zijn. In veel landen zijn het weliswaar verwante, maar vrijwel gescheiden processen. In Brazilië zijn boekhoudkundige gegevens, belastingberekeningen en rapportages aan de overheid nauw met elkaar verweven, waardoor de manier waarop je een transactie classificeert direct van invloed kan zijn op de manier waarop deze wordt belast. Voeg daar een uitgebreid systeem van elektronische rapportage aan toe, waarbij facturen (notas fiscais) deel uitmaken van de commerciële transactie maar ook worden verwerkt in je fiscale en boekhoudkundige administratie, en federale, staats- en gemeentelijke autoriteiten die elk hun eigen belastingen, registraties en rapportagevereisten hebben, en je krijgt een omgeving die veel gedetailleerder en compliance-gedreven is dan veel bedrijven verwachten. Boekhouden in Brazilië is niet alleen het bijhouden van wat er binnenkomt en uitgaat. Het is het bijhouden van één consistente financiële administratie die boekhouding, belastingaangifte en wettelijke rapportage met elkaar verbindt.
De rol van de Contador
In Brazilië staat de accountant, ook wel "contador" genoemd, centraal in uw boekhouding, belastingzaken en naleving van wettelijke voorschriften. Zijn rol reikt veel verder dan het vastleggen van transacties en het opstellen van jaarrekeningen. De contador houdt de boekhouding bij, voert afstemmingen uit en stelt de financiële overzichten op die volgens de Braziliaanse regelgeving vereist zijn. Afhankelijk van uw activiteiten en belastingregeling berekent hij of zij ook de belastingen en zorgt hij of zij ervoor dat de juiste informatie bij de federale, staats- en gemeentelijke autoriteiten terechtkomt. Hij of zij kan zich bezighouden met loonadministratie, vaste activa, afschrijvingen en voorzieningen, en stelt hij de digitale boekhoud- en belastingdossiers op en dient deze in via de elektronische systemen van Brazilië.
De contador is niet alleen degene die “de boekhouding doet”. Hij of zij zorgt voor de afstemming tussen uw financiële administratie, belastingverplichtingen en wettelijk verplichte rapportages.
De maandelijkse cyclus
De Braziliaanse boekhouding werkt volgens een maandelijkse cyclus. Transacties worden geregistreerd, geclassificeerd en afgestemd, en de bijbehorende documentatie moet als onderbouwing dienen voor uw fiscale en wettelijk verplichte rapportages. Verkoop- en aankooptransacties worden gestaafd door notas fiscais, terwijl bankafschriften, contracten en loonadministratie als onderbouwing dienen voor al het overige. Transacties worden geclassificeerd volgens de geldende boekhoudregels en uw rekeningstelsel.
Een typische maandafsluiting omvat verschillende terugkerende stappen. Bankrekeningen, vorderingen en schulden worden afgestemd en openstaande saldi worden gecontroleerd. Afschrijvingen, voorzieningen en overlopende posten worden geboekt, inclusief kosten die tot de periode behoren maar nog niet zijn betaald. Loon- en belastingverplichtingen worden geboekt op basis van de berekeningen van die maand. Vervolgens worden de boeken afgesloten en worden de financiële overzichten opgesteld: de Balanço Patrimonial (balans) en de Demonstração do Resultado do Exercício (winst- en verliesrekening, of DRE).
Belasting, SPED en de belastinghervorming
De boekhouding in Brazilië vormt niet alleen de basis voor de jaarrekening, maar ook voor de berekening en aangifte van belastingen. Welke fiscale regeling van toepassing is, hangt af van uw activiteiten, omzet en belastingstelsel. De belangrijkste regelingen zijn Simples Nacional, Lucro Presumido en Lucro Real, die elk hun eigen regels hebben voor belastingen zoals IRPJ en CSLL.
De ruggengraat wordt gevormd door SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), het Braziliaanse digitale systeem voor boekhouding en fiscale rapportage. Binnen SPED omvat de ECD (Escrituração Contábil Digital) de digitale boekhoudgegevens, en de ECF (Escrituração Contábil Fiscal) rapporteert de fiscale informatie die wordt gebruikt voor de vennootschapsbelasting. Afhankelijk van uw bedrijf kunnen ook andere SPED-verplichtingen, zoals de EFD, van toepassing zijn. Deze digitale infrastructuur koppelt uw boekhoudgegevens aan de belastingaangifte en aan de informatie die de autoriteiten ontvangen.
De belastinghervorming voegt een nieuwe laag toe. PIS, COFINS, ICMS, ISS en aanverwante belastingen worden vervangen of geherstructureerd via CBS en IBS, met een overgangsperiode die loopt tot en met 2033. Voor de boekhouding betekent dit meer dan alleen nieuwe tarieven. Het verandert de manier waarop transacties worden geclassificeerd, hoe belastingen worden berekend en gerapporteerd, en hoe boekhoud- en ERP-systemen omgaan met fiscale informatie. Beoordeel de impact op uw processen voordat het nieuwe systeem volledig is ingevoerd. [Link naar het artikel over de belastinghervorming in Brazilië]
Elektronische facturering en salarisadministratie
Elektronische facturering maakt deel uit van de boekhoudkundige en fiscale infrastructuur van Brazilië. De meeste commerciële transacties worden vastgelegd via een elektronische ‘Nota Fiscal’, met gegevens over de partijen, goederen of diensten, bedragen en toepasselijke belastingen. De NF-e wordt doorgaans gebruikt voor goederen en de NFS-e voor diensten. De belastingdienst valideert elke factuur, waarna deze deel gaat uitmaken van uw fiscale administratie. Aangezien de factuurgegevens in uw belasting- en boekhoudprocessen worden opgenomen, is het van belang dat producten, diensten, belastingcodes en tarieven vanaf het moment van facturering correct worden geclassificeerd.
De salarisadministratie is een ander gebied met specifieke Braziliaanse aspecten. Naast het salaris heb je te maken met INSS-bijdragen van werkgever en werknemer, FGTS (een verplicht ontslagfonds dat per werknemer op een rekening wordt gestort), inhouding van inkomstenbelasting (IRRF), vakantiegeld met de extra bonus van een derde en het wettelijk 13e salaris. Al deze posten brengen kosten en verplichtingen met zich mee die in de boekhouding moeten worden vastgelegd, zelfs als de betaling pas later plaatsvindt; werkgeversbijdragen en voorzieningen maken dus deel uit van het maandelijkse proces. De loongegevens worden gerapporteerd via eSocial, dat gegevens over dienstverbanden, lonen, sociale zekerheid en bijbehorende belastingen voor de autoriteiten bundelt.
Bedrijven in buitenlandse handen
Buitenlands eigendom leidt niet tot een afzonderlijk boekhoudsysteem, maar brengt wel extra vereisten met zich mee. Een Braziliaanse dochteronderneming of Ltda. voert haar eigen wettelijk verplichte boekhouding volgens de Braziliaanse regels, zelfs wanneer zij volledig in handen is van een buitenlandse moedermaatschappij.
Transacties met de buitenlandse aandeelhouder of groepsmaatschappijen vereisen bijzondere aandacht: kapitaalstortingen, intercompany-leningen, managementvergoedingen, dienstverleningsovereenkomsten, royalty’s en andere grensoverschrijdende betalingen. Deze moeten naar behoren worden gedocumenteerd en in de Braziliaanse boekhouding worden vastgelegd, en er kunnen transfer pricing-regels van toepassing zijn bij het bepalen of transacties met verbonden partijen zijn geprijsd in overeenstemming met de Braziliaanse vereisten.
De jaarrekening van de Braziliaanse entiteit moet een getrouw beeld geven van haar eigen financiële positie en resultaten. Voor de rapportage aan uw moedermaatschappij kan het daarom nodig zijn om de Braziliaanse wettelijke boekhoudregels af te stemmen op de grondslagen voor financiële verslaggeving of het rapportagekader van de groep.
Waarom je een lokale accountant nodig hebt
Voor de Braziliaanse boekhouding is kennis nodig van lokale normen, belastingregels en rapportageverplichtingen die u vanuit het buitenland niet kunt afhandelen. Zelfs als er elders een gevestigde financiële afdeling is, gelden voor de Braziliaanse entiteit haar eigen wettelijke boekhoud- en belastingvereisten. Een lokale contador weet welk belastingstelsel van toepassing is, hoe SPED, de Nota Fiscal en de loonrapportage in de praktijk werken, en hoe hij moet omgaan met de Braziliaanse autoriteiten en hun systemen.
Dat betekent niet dat elk bedrijf een groot Braziliaans accountantskantoor nodig heeft. Voor veel bedrijven, is de beste opzet een lokale boekhoudkundige die de wettelijke en fiscale zaken afhandelt, terwijl uw interne of internationale financiële team verantwoordelijk blijft voor de groepsrapportage en de managementboekhouding. Het gaat erom dat u iemand hebt die begrijpt hoe de Braziliaanse entiteit lokaal moet functioneren, in plaats van te proberen de Braziliaanse boekhouding via uw bestaande processen in het buitenland te regelen.
Geloofwaardige fouten
De meest voorkomende fout is te veronderstellen dat uw bestaande boekhoudprocessen zomaar naar Brazilië kunnen worden overgeheveld. De basisprincipes zijn misschien wel bekend, maar de lokale belastingregels, rapportagevereisten en documentatie vereisen ingrijpende aanpassingen.
Een tweede fout is dat boekhouding wordt gezien als een backoffice-taak die pas moet worden geregeld als het bedrijf eenmaal draait. Zo krijg je te maken met verkeerde fiscale indelingen, onvolledige documentatie en gemiste rapportageverplichtingen.
Je alleen op de software richten is een andere valkuil. Je kunt wel een wereldwijd ERP- of boekhoudplatform gebruiken, maar de Braziliaanse vestiging moet nog steeds voldoen aan de SPED, de Nota Fiscal en de Braziliaanse belastingregels. [Link naar ERP-artikel] Ook transacties tussen gelieerde ondernemingen leveren problemen op. Betalingen voor managementdiensten, leningen en kapitaalinbreng moeten vanaf dag één correct worden gedocumenteerd, geclassificeerd en geboekt.
Ten slotte kiezen sommige bedrijven een boekhoudkantoor voornamelijk op basis van de taal. Een Engelssprekende accountant is handig, maar dat betekent nog niet dat dat kantoor het meest geschikt is voor uw Braziliaanse boekhoud- en belastingzaken.
Afsluiting van de boekhouding: conform de voorschriften en efficiënt
Boekhouding in Brazilië is meer dan alleen het vastleggen van transacties en het opstellen van jaarrekeningen. Het systeem is gedetailleerd, nauw verweven met de belastingwetgeving en wordt ondersteund door uitgebreide digitale rapportage; je kunt een boekhoudsysteem uit een ander land niet zomaar kopiëren. Afhankelijk van je activiteiten en vestigingsplaats kunnen vereisten op staats- en gemeentelijk niveau nog een extra laag vormen.
Je hebt ook niet per se een duur kantoor nodig dat gespecialiseerd is in buitenlandse klanten. Een veelgemaakte fout is te veronderstellen dat een Engelssprekende accountant automatisch betere dienstverlening biedt. Kantoren die zich specifiek richten op buitenlandse bedrijven kunnen twee of drie keer zoveel in rekening brengen als een vergelijkbare lokale accountant. De echte vraag is of de accountant de Braziliaanse vereisten begrijpt en deze nauwkeurig en efficiënt kan afhandelen. Taal en communicatie kunnen los van het boekhoudwerk zelf worden geregeld.
Op Ipanema International bieden wij betrouwbare boekhoud- en belastingdienstverlening voor bedrijven die actief zijn in Brazilië, zodat zij hun financiële administratie nauwkeurig, conform de regelgeving en onder controle kunnen houden.a
