Die Einstellung von Mitarbeitern in Brasilien ist unkompliziert, sobald man die örtlichen Arbeitsvorschriften kennt und von Anfang an die richtigen Abläufe eingerichtet hat.
Arbeitsverhältnisse unterliegen hauptsächlich der CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), die die Vorschriften zu Arbeitsverträgen, Arbeitszeiten, Urlaub, Kündigung und anderen Arbeitnehmerrechten festlegt. Arbeitgeber müssen ihre Arbeitnehmer außerdem registrieren und Beschäftigungsdaten über eSocial melden, das digitale System der Regierung für Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerpflichten.
Für ausländische Unternehmen ist die Suche nach Mitarbeitern selten das Schwierigste. Viel schwieriger ist es, die Beschäftigungsstruktur, die Gehaltsabrechnung, die Sozialleistungen und Compliance richtig zu gestalten. Dieser Leitfaden behandelt alles, was Sie wissen müssen – von Verträgen und Arbeitgeberkosten bis hin zur Lohnabrechnung, Arbeitszeiten und Kündigung.
Rechtlicher Rahmen
Das Arbeitsgesetz (CLT) bildet den grundlegenden Rechtsrahmen. Es regelt Arbeitsverträge, Arbeitszeiten, Löhne, Urlaub, Kündigungen und sonstige Rechte und legt verbindliche Bedingungen fest. Es ist nicht zulässig, Bestimmungen zu vereinbaren, die im Widerspruch zu diesen stehen. In Tarifverträgen können für bestimmte Branchen oder Arbeitnehmergruppen zusätzliche Bedingungen festgelegt werden.
Das brasilianische Recht kennt verschiedene Beschäftigungsformen: unbefristete Arbeitsverträge, befristete Arbeitsverträge, Probezeitverträge und Zeitarbeit. Für jede dieser Formen gelten eigene Regelungen, daher sollten Sie zunächst klären, welche davon auf Sie zutrifft.
Arbeitsverträge
Der unbefristete Arbeitsvertrag ist die Standardform für eine Festanstellung. Er hat kein Ablaufdatum und gilt so lange, bis das Arbeitsverhältnis beendet wird. Das brasilianische Recht sieht zudem einige Alternativen vor.
Probezeitverträge. Der Probezeitvertrag ermöglicht es Ihnen und dem Arbeitnehmer, das Arbeitsverhältnis zu testen, bevor es in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis übergeht. Es handelt sich um einen befristeten Vertrag mit einer Laufzeit von bis zu 90 Tagen, den Sie einmal verlängern können, solange die Gesamtlaufzeit 90 Tage nicht überschreitet.
Befristete Arbeitsverträge. Diese haben ein festgelegtes Enddatum und dürfen nur in Fällen genutzt werden, die nach dem brasilianischen Arbeitsrecht zulässig sind. Sie können bis zu zwei Jahre dauern, wobei die spezifischen Vorschriften für diese Art von Beschäftigungsverhältnis zu beachten sind.
Zeitarbeit. Dies betrifft bestimmte Situationen, wie beispielsweise die vorübergehende Vertretung eines Mitarbeiters oder die Bewältigung eines erhöhten Arbeitsaufkommens. Dies unterliegt gesonderten gesetzlichen Bestimmungen und erfolgt in der Regel über eine Zeitarbeitsagentur.
Unabhängig von der Art des Vertrags muss dieser dem brasilianischen Arbeitsrecht und allen geltenden Tarifverträgen entsprechen. Halten Sie die Position, das Gehalt, die Arbeitszeiten und sonstige Bedingungen klar und deutlich fest.
Personalkosten
Ein Mitarbeiter kostet Sie weit mehr als nur das Monatsgehalt. Hinzu kommen Sozialversicherungsbeiträge, die Abfertigung, Urlaubsgeld, das 13. Gehalt sowie weitere gesetzlich vorgeschriebene Kosten und Leistungen. Die Differenz zwischen Bruttogehalt und Gesamtpersonalkosten kann erheblich sein – berücksichtigen Sie daher alle diese Posten in Ihrer Kalkulation.
INSS-Beiträge. Arbeitgeber leisten über das INSS Beiträge zum brasilianischen Sozialversicherungssystem. Der Beitrag wird auf der Grundlage des Entgelts des Arbeitnehmers berechnet und ist Teil Ihrer Lohnkosten.
FGTS. Sie zahlen für jeden Mitarbeiter Beiträge zum FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) ein. Der monatliche Standardbeitrag beträgt 8% des Entgelts. Das Geld wird auf einem individuellen FGTS-Konto hinterlegt, und der Mitarbeiter kann unter gesetzlich festgelegten Umständen, darunter bestimmte Arten der Kündigung, darauf zugreifen.
13. Monatsgehalt. Die Mitarbeiter erhalten ein jährliches 13. Gehalt, das im Wesentlichen einem zusätzlichen Monatsgehalt entspricht und in zwei Raten ausgezahlt wird. Die erste Rate ist in der Regel bis Ende November fällig, die zweite bis zum 20. Dezember.
Urlaubsgeld. Nach Ablauf der vorgeschriebenen Beschäftigungsdauer haben Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub. Das Urlaubsgeld entspricht dem regulären Entgelt zuzüglich eines Drittels des Gehalts, das als „terço constitucional de férias“ bezeichnet wird.
Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaub
Das brasilianische Arbeitsrecht regelt Arbeitszeiten, Ruhezeiten, Überstunden und bezahlten Urlaub. Die Standardarbeitszeit beträgt 8 Stunden pro Tag und 44 Stunden pro Woche, wobei je nach Position und Tarifvertrag auch andere Regelungen gelten können.
Stunden, die über die reguläre Arbeitszeit hinausgehen, gelten als Überstunden und müssen zu einem höheren Satz vergütet werden. Der Standardzuschlag beträgt mindestens 50% über dem normalen Stundensatz, jedoch können in Tarifverträgen abweichende Bedingungen festgelegt werden. Arbeitnehmer haben Anspruch auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten, wobei die Regelungen vom Arbeitsplan und der Art der Arbeit abhängen.
Nach 12 Monaten Betriebszugehörigkeit haben Arbeitnehmer in der Regel Anspruch auf 30 Tage bezahlten Urlaub, einschließlich des oben erwähnten zusätzlichen Drittels. In Brasilien gibt es nationale Feiertage sowie Landes- und Kommunalfeiertage, und Arbeitnehmer können bezahlten Urlaub für bestimmte Anlässe wie Heirat, die Geburt eines Kindes oder den Tod eines nahen Familienangehörigen erhalten. Die genauen Regelungen hängen von den persönlichen Umständen des Arbeitnehmers und etwaigen Tarifverträgen ab.
Lohn- und Gehaltsabrechnung und Beschäftigungsanmeldung
Sobald Sie jemanden einstellen, muss das Arbeitsverhältnis registriert und in Ihre Lohnabrechnung aufgenommen werden. In Brasilien erfolgt dies über eSocial, wo Sie Mitarbeiter- und Beschäftigungsdaten übermitteln: Einstellung, Vergütung und jede Änderung des Arbeitsverhältnisses. Dieselben Informationen fließen in die digitale Arbeitskarte (CTPS Digital) des Mitarbeiters ein.
Melden Sie den Mitarbeiter an, bevor er seine Arbeit aufnimmt. Gemäß den geltenden eSocial-Vorschriften muss die Anmeldung spätestens am Tag vor Arbeitsbeginn eingereicht werden. Die CPF-Nummer des Arbeitnehmers ist die Hauptidentifikationsnummer im System. Brasilianische und ausländische Arbeitnehmer mit einer CPF-Nummer haben Zugriff auf die digitale Karte, sodass das alte Papierheft für Standardbeschäftigungsverhältnisse in der Privatwirtschaft nicht mehr benötigt wird.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst Gehälter, gesetzliche Beiträge, FGTS, gegebenenfalls Einkommensteuerabzüge sowie sonstige Zahlungen und Abzüge. Da eSocial die Meldungen in den Bereichen Beschäftigung, Sozialversicherung und Steuern miteinander verknüpft, ist eine korrekte und fristgerechte Lohn- und Gehaltsabrechnung ein wesentlicher Bestandteil der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Tarifverträge und Gewerkschaften
Tarifverträge können die Bedingungen, die Sie anbieten müssen, verändern. Es gibt zwei Arten. Tarifverträge (Acordos Coletivos de Trabalho) werden zwischen einem Unternehmen und einer Gewerkschaft ausgehandelt. Branchenvereinbarungen (Convenções Coletivas de Trabalho) werden zwischen Gewerkschaften und Arbeitgeberverbänden ausgehandelt. Beide legen die Bedingungen für die von ihnen erfassten Arbeitnehmer fest, wie beispielsweise Gehaltsanpassungen, Sozialleistungen und Zulagen, Arbeitszeiten, Überstunden, Sonderurlaub und andere branchenspezifische Bestimmungen.
Welcher Tarifvertrag gilt, hängt vom Beruf, der Branche und dem Standort des Arbeitnehmers ab. Sie können im „Mediador“-System des Arbeitsministeriums nach registrierten Tarifverträgen suchen. Beziehen Sie diese Überprüfung in Ihren Einstellungsprozess ein, insbesondere bevor Sie das Gehalt und die Sozialleistungen festlegen.
Einstellung ausländischer Mitarbeiter in Brasilien
Ausländische Staatsangehörige dürfen in Brasilien arbeiten, benötigen dafür jedoch den entsprechenden Aufenthaltsstatus und eine Arbeitserlaubnis – in den meisten Fällen eine Aufenthaltserlaubnis zu Beschäftigungszwecken –, bevor sie ihre Tätigkeit aufnehmen können. Die genauen Voraussetzungen hängen von der individuellen Situation und der Art der Tätigkeit ab.
Für Arbeitnehmer aus dem Ausland beginnt das Verfahren in der Regel mit einem Antrag auf eine vorläufige Aufenthaltsgenehmigung, gefolgt von der Visumverfahren. Nach der Einreise nach Brasilien meldet sich der Arbeitnehmer bei der Bundespolizei an und erhält eine RNM-Nummer sowie eine CRNM-Aufenthaltskarte. Außerdem benötigt er eine CPF-Nummer und die weiteren Unterlagen, die für die Arbeitsanmeldung und die Gehaltsabrechnung erforderlich sind.
Das Einwanderungsverfahren sollte parallel zum Einstellungsverfahren abgewickelt werden und nicht als separates Thema behandelt werden.
Kündigung eines Mitarbeiters
Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Brasilien unterliegt bestimmten Vorschriften und Zahlungsverpflichtungen. Die Höhe der zu leistenden Zahlungen hängt davon ab, wie das Arbeitsverhältnis endet und wer die Kündigung ausspricht.
Kündigung ohne triftigen Grund. Sie können einen Arbeitnehmer kündigen, ohne ein Fehlverhalten geltend zu machen. Der Arbeitnehmer hat dann Anspruch auf ausstehendes Gehalt, ein anteiliges 13. Monatsgehalt, angesammelte und anteilige Urlaubstage zuzüglich eines Drittels, gegebenenfalls eine Kündigungsentschädigung sowie die FGTS-Abfindung. Bei einer vom Arbeitgeber initiierten Kündigung ohne triftigen Grund beträgt diese Abfindung 40% der während des Beschäftigungsverhältnisses auf das FGTS-Konto des Arbeitnehmers eingezahlten Beträge. Der Arbeitnehmer kann zudem sein FGTS-Guthaben abheben und Arbeitslosengeld beantragen.
Kündigung aus wichtigem Grund. Eine Kündigung aus wichtigem Grund (justa causa) liegt vor, wenn der Arbeitnehmer einen nach brasilianischem Arbeitsrecht anerkannten schwerwiegenden Verstoß begeht, wie beispielsweise grobes Fehlverhalten, Ungehorsam, Arbeitsverweigerung oder Verletzung der Geheimhaltungspflicht. Die finanziellen Folgen unterscheiden sich von denen einer Kündigung ohne wichtigen Grund.
Rücktritt. Wenn ein Arbeitnehmer kündigt, behält er Anspruch auf das ausstehende Gehalt, das anteilige 13. Monatsgehalt und die entsprechenden Urlaubsvergütungen. Die sonstigen Kündigungsrechte unterscheiden sich von denen nach einer fristlosen Kündigung.
Einvernehmliche Kündigung. Das brasilianische Recht sieht außerdem vor, dass Sie und der Arbeitnehmer sich auf eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses einigen können. Hierfür gelten eigene Vorschriften hinsichtlich der Kündigungsfrist, des FGTS und anderer Abfindungszahlungen.
Unabhängig davon, wie das Arbeitsverhältnis endet, müssen Sie die entsprechenden Abrechnungs- und Meldeverfahren einhalten und die bei Beendigung fälligen Beträge innerhalb der gesetzlichen Fristen berechnen und auszahlen.
Einstellung über eine lokale Rechtseinheit oder einen Employer of Record
Um Mitarbeiter in Brasilien zu beschäftigen, benötigen Sie eine Struktur, die es ermöglicht, diese rechtmäßig einzustellen und die lokalen Verpflichtungen in Bezug auf Gehaltsabrechnung und Beschäftigung zu erfüllen. Sie können einen brasilianischen Mitarbeiter nicht einfach auf Ihre ausländische Gehaltsliste setzen und die lokalen Beschäftigungs- und Meldepflichten umgehen. In der Praxis stehen Ihnen zwei Hauptwege offen: eine brasilianische Gesellschaft oder ein „Employer of Record“ (EOR).
Mit einer brasilianischen Gesellschaft gründen Sie eine Tochtergesellschaft, beispielsweise eine LTDA, und stellen über diese direkt Mitarbeiter ein. Das brasilianische Unternehmen wird zum Arbeitgeber und kümmert sich um Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnung, eSocial, FGTS, INSS und andere lokale Verpflichtungen. Sie erhalten direkte Kontrolle über Ihr Team und bauen eine lokale Struktur auf, die den Rest Ihres Geschäfts in Brasilien unterstützen kann.
Bei einem EOR stellt das EOR-Unternehmen den Mitarbeiter vor Ort in Ihrem Auftrag ein. Es kümmert sich um den lokalen Arbeitsvertrag, die Lohnabrechnung und die gesetzlichen Verpflichtungen, während der Mitarbeiter für Ihr Unternehmen tätig ist. Dies ist eine praktische Lösung, wenn Sie in Brasilien Mitarbeiter einstellen möchten, bevor Sie über eine eigene Gesellschaft verfügen.
Eine dritte Möglichkeit ist ein selbstständiger brasilianischer Auftragnehmer, oft als „PJ“ bezeichnet. Das funktioniert bei wirklich unabhängigen Dienstleistungsverträgen, doch die Bezeichnung „Auftragnehmer“ beseitigt nicht das Risiko eines Arbeitsverhältnisses. Arbeitsbehörden und Gerichte prüfen, wie das Verhältnis in der Praxis funktioniert. Persönliche Dienstleistungen, regelmäßige Arbeit, Bezahlung und Unterordnung können allesamt auf ein Arbeitsverhältnis hindeuten, selbst wenn beide Seiten einen Dienstleistungsvertrag unterzeichnet haben.
Praktischer Einstellungsprozess
Ein typischer Einstellungsprozess in Brasilien verläuft in dieser Reihenfolge: Zunächst wird die Stelle definiert: die Funktion, die Aufgaben, das Gehalt, die Arbeitszeiten und die Sozialleistungen. Anschließend wird geprüft, welche arbeitsrechtlichen Vorschriften gelten, die Vertragsart ausgewählt und festgestellt, ob für die Stelle ein Tarifvertrag gilt. Als Nächstes erstellen Sie den Arbeitsvertrag gemäß dem brasilianischen Arbeitsrecht.
Bevor der Mitarbeiter seine Tätigkeit aufnimmt, müssen Sie ihn anmelden und die Beschäftigungsdaten über eSocial übermitteln. Richten Sie die Gehaltsabrechnung für das Gehalt, Abzüge, Arbeitgeberbeiträge, FGTS und sonstige Zahlungen ein und legen Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen sowie etwaige Zusatzleistungen in Ihrem Paket fest. Sobald die Anmeldung und die Gehaltsabrechnung eingerichtet sind, kann der Mitarbeiter seine Tätigkeit zu den vereinbarten Bedingungen aufnehmen.
Ein gut organisierter Ablauf erspart Ihnen später Ärger. Kümmern Sie sich noch vor dem ersten Arbeitstag um den Vertrag, die Anmeldung und die Gehaltsabrechnung.
Für ausländische Unternehmen
Bei der Einstellung von Mitarbeitern in Brasilien reicht es nicht aus, sich lediglich auf ein Gehalt zu einigen und einen Vertrag zu unterzeichnen. Richten Sie die Beschäftigungsstruktur, die Gehaltsabrechnung und die Einhaltung der lokalen Vorschriften von Anfang an korrekt ein und beachten Sie dabei folgende Punkte:
- Berechnen Sie die Gesamtkosten der Beschäftigung. Das Gehalt ist nur ein Teil davon. Arbeitgeberbeiträge, FGTS, Urlaubsgeld, das 13. Monatsgehalt und weitere Leistungen spielen ebenfalls eine Rolle.
- Schauen Sie im Tarifvertrag nach. Die Bedingungen variieren je nach Branche, Beruf und Standort.
- Richten Sie die Gehaltsabrechnung korrekt ein. Gehälter, Abzüge, Beiträge und Sozialleistungen müssen korrekt verarbeitet und gemeldet werden.
- Mitarbeiter rechtzeitig anmelden. Die Einstellungsdaten werden vor Arbeitsantritt über eSocial übermittelt.
- Informieren Sie sich über die Kündigungsgebühren. Bei einer Kündigung können Kündigungsentschädigung, Urlaubsgeld, das 13. Monatsgehalt sowie Kosten im Zusammenhang mit dem FGTS anfallen.
- Wählen Sie die richtige Struktur aus. Stellen Sie Mitarbeiter je nach Art Ihres Unternehmens über ein brasilianisches Unternehmen oder einen „Employer of Record“ ein.
Eine gute lokale Lohn- und Personalverwaltung erleichtert all dies und senkt das Risiko kostspieliger Fehler.
Fazit
Die Einstellung von Mitarbeitern in Brasilien muss nicht kompliziert sein. Wählen Sie die richtige Beschäftigungsform und sorgen Sie von Anfang an für korrekte Verträge, Anmeldungen, Gehaltsabrechnungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sobald diese Prozesse etabliert sind, können Sie Ihr lokales Team aufbauen und die Beschäftigung innerhalb eines klaren und festgelegten Rahmens verwalten.
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