Het aannemen van werknemers in Brazilië is eenvoudig, als je eenmaal op de hoogte bent van de lokale arbeidsregels en vanaf het begin de juiste procedures hebt opgezet.
Arbeidsverhoudingen worden voornamelijk geregeld door de CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), waarin de regels zijn vastgelegd met betrekking tot arbeidsovereenkomsten, werktijden, vakantie, beëindiging van het dienstverband en andere rechten van werknemers. Werkgevers zijn bovendien verplicht hun werknemers te registreren en gegevens over het dienstverband door te geven via eSocial, het digitale systeem van de overheid voor verplichtingen op het gebied van arbeid, sociale zekerheid en belastingen.
Voor buitenlandse bedrijven is het vinden van personeel zelden het moeilijkste deel. Het is wel van cruciaal belang om vanaf dag één de juiste structuur voor de arbeidsverhoudingen, de salarisadministratie, de secundaire arbeidsvoorwaarden en naleving vanaf dag één op orde te krijgen. Deze gids behandelt alles wat u moet weten, van contracten en werkgeverskosten tot salarisadministratie, werktijden en beëindiging van het dienstverband.
Wettelijk kader
De CLT vormt het belangrijkste kader. Deze wet regelt arbeidsovereenkomsten, werktijden, salarissen, vakantie, beëindiging van het dienstverband en andere rechten, en stelt dwingende voorwaarden vast. Je mag geen afspraken maken die hiermee in strijd zijn. In collectieve arbeidsovereenkomsten kunnen aanvullende voorwaarden worden vastgelegd voor specifieke sectoren of categorieën werknemers.
De Braziliaanse wetgeving kent verschillende soorten arbeidsverhoudingen: arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd, arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd, proefcontracten en tijdelijke tewerkstelling. Voor elk daarvan gelden eigen regels, dus je moet eerst uitzoeken welke van toepassing is.
Arbeidsovereenkomsten
Het contract voor onbepaalde tijd is de norm voor vast dienstverband. Het heeft geen einddatum en loopt door totdat de arbeidsrelatie wordt beëindigd. De Braziliaanse wetgeving biedt ook enkele alternatieven.
Proefcontracten. Met een proefcontract kunnen jij en de werknemer de samenwerking uitproberen voordat er een vast dienstverband ontstaat. Het is een contract voor bepaalde tijd van maximaal 90 dagen, dat je één keer kunt verlengen, mits de totale looptijd binnen de 90 dagen blijft.
Contracten voor bepaalde tijd. Deze hebben een vastgestelde einddatum en mogen alleen worden gebruikt in situaties die volgens de Braziliaanse arbeidswetgeving zijn toegestaan. Ze kunnen maximaal twee jaar duren, met inachtneming van de specifieke regels voor dit soort dienstverbanden.
Tijdelijke tewerkstelling. Dit heeft betrekking op specifieke situaties, zoals het tijdelijk vervangen van een werknemer of het opvangen van extra vraag. Hiervoor geldt aparte wetgeving en er is meestal een uitzendbureau bij betrokken.
Ongeacht het soort contract moet het voldoen aan de Braziliaanse arbeidswetgeving en aan eventuele toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomsten. Leg de functie, het salaris, de werktijden en andere arbeidsvoorwaarden duidelijk vast.
Personeelskosten
Een werknemer kost u veel meer dan alleen het maandsalaris. Daarbovenop betaalt u sociale premies, een ontslagvergoeding, vakantiegeld, het 13e salaris en andere wettelijk verplichte kosten en vergoedingen. Het verschil tussen het brutosalaris en de totale personeelskosten kan aanzienlijk zijn, dus houd hier bij uw berekening rekening mee.
INSS-premies. Werkgevers dragen via het INSS bij aan het Braziliaanse socialezekerheidsstelsel. De bijdrage wordt berekend op basis van het loon van de werknemer en maakt deel uit van uw loonkosten.
FGTS. U stort voor elke werknemer een bedrag in het FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço). De standaard maandelijkse inleg bedraagt 8% van het loon. Het geld wordt op een individuele FGTS-rekening gestort en de werknemer kan erover beschikken onder omstandigheden die bij wet zijn vastgelegd, waaronder bepaalde vormen van beëindiging van het dienstverband.
13e maand. Werknemers ontvangen jaarlijks een 13e maand, in feite een extra maandsalaris, dat in twee termijnen wordt uitbetaald. De eerste termijn wordt doorgaans uiterlijk eind november uitbetaald en de tweede uiterlijk op 20 december.
Vakantiegeld. Na de vereiste diensttijd hebben werknemers recht op betaalde jaarlijkse vakantie. De vakantietoeslag bestaat uit het normale loon plus een extra derde van het salaris, ook wel het „terço constitucional de férias” genoemd.
Werktijden, Overwerk en Verlof
De Braziliaanse arbeidswetgeving regelt de werktijden, rusttijden, overuren en betaald verlof. De standaard werktijd bedraagt 8 uur per dag en 44 uur per week, hoewel er, afhankelijk van de functie en de collectieve arbeidsovereenkomst, ook andere regelingen kunnen gelden.
Uren die buiten de reguliere werktijden vallen, worden als overuren beschouwd en moeten tegen een hoger tarief worden betaald. De standaardtoeslag bedraagt ten minste 50% boven het normale uurtarief, maar in collectieve arbeidsovereenkomsten kunnen andere voorwaarden worden vastgelegd. Werknemers hebben recht op dagelijkse en wekelijkse rusttijden, en de regels hiervoor zijn afhankelijk van het rooster en de aard van het werk.
Na 12 maanden dienstverband hebben werknemers doorgaans recht op 30 dagen betaalde vakantie, inclusief het hierboven genoemde extra derde deel. Brazilië kent nationale feestdagen, naast feestdagen op staats- en gemeentelijk niveau, en werknemers kunnen betaald verlof krijgen voor specifieke gebeurtenissen zoals een huwelijk, de geboorte van een kind of het overlijden van een naast familielid. De precieze regels zijn afhankelijk van de omstandigheden van de werknemer en eventuele collectieve arbeidsovereenkomsten.
Salarisadministratie en personeelsregistratie
Zodra je iemand in dienst neemt, moet het dienstverband worden geregistreerd en opgenomen in je loonadministratie. In Brazilië verloopt dit via eSocial, waar je gegevens over werknemers en dienstverbanden indient: indiensttreding, beloning en elke wijziging in de arbeidsrelatie. Dezelfde informatie wordt ook opgenomen in de digitale arbeidskaart (CTPS Digital) van de werknemer.
Registreer de werknemer voordat hij of zij aan het werk gaat. Volgens de huidige eSocial-regels moet de registratie uiterlijk de dag vóór de aanvang van het dienstverband worden ingediend. Het CPF-nummer van de werknemer is het belangrijkste identificatienummer in het systeem. Braziliaanse en buitenlandse werknemers met een CPF-nummer hebben toegang tot de digitale kaart, waardoor het oude papieren werkboekje niet langer nodig is voor standaarddienstverbanden in de particuliere sector.
De loonadministratie omvat het salaris, wettelijke premies, FGTS, inhouding van inkomstenbelasting (indien van toepassing) en overige betalingen en inhoudingen. Aangezien eSocial de rapportage op het gebied van arbeid, sociale zekerheid en belastingen met elkaar verbindt, vormt een nauwkeurige en tijdige verwerking van de loonadministratie een essentieel onderdeel van de naleving van de regelgeving.
Collectieve arbeidsovereenkomsten en vakbonden
Collectieve arbeidsovereenkomsten kunnen de arbeidsvoorwaarden die u moet bieden, beïnvloeden. Er zijn twee soorten. Collectieve arbeidsovereenkomsten (Acordos Coletivos de Trabalho) worden gesloten tussen een bedrijf en een vakbond. Collectieve conventies (Convenções Coletivas de Trabalho) worden gesloten tussen vakbonden en werkgeversorganisaties. Beide leggen voorwaarden vast voor de werknemers die eronder vallen, zoals salarisaanpassingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en toeslagen, werktijden, overuren, extra verlof en andere sectorspecifieke bepalingen.
Welke cao van toepassing is, hangt af van het beroep, de sector en de standplaats van de werknemer. Je kunt geregistreerde cao’s opzoeken in het Mediador-systeem van het Ministerie van Arbeid. Maak deze controle onderdeel van je wervingsproces, vooral voordat je het salaris en de secundaire arbeidsvoorwaarden vaststelt.
Buitenlandse Werknemers in Lens Nemen in Brazilië
Buitenlanders mogen in Brazilië werken, maar ze moeten wel over de juiste immigratiestatus en een werkvergunning beschikken; in de meeste gevallen is een verblijfsvergunning voor arbeidsdoeleinden vereist voordat ze aan de slag kunnen. De precieze vereisten hangen af van de situatie van de betrokkene en het soort werk.
Voor werknemers die uit het buitenland komen, begint de procedure doorgaans met een aanvraag voor een voorafgaande verblijfsvergunning, gevolgd door de visumprocedure. Eenmaal in Brazilië meldt de werknemer zich aan bij de federale politie en krijgt hij een RNM-nummer en een CRNM-verblijfskaart. Daarnaast heeft hij een CPF nodig, evenals de overige documenten die vereist zijn voor de registratie van het dienstverband en de salarisadministratie.
Voer de immigratieprocedure parallel aan de aanstellingsprocedure uit, en niet als een afzonderlijke kwestie.
Een werknemer ontslaan
Bij beëindiging van een dienstverband in Brazilië gelden specifieke regels en zijn er bepaalde uitkeringen verschuldigd. Wat u verschuldigd bent, hangt af van de wijze waarop het dienstverband wordt beëindigd en wie daartoe het initiatief neemt.
Ontslag zonder geldige reden. U kunt een werknemer ontslaan zonder wangedrag aan te voeren. De werknemer heeft dan recht op het openstaande salaris, een evenredig deel van het 13e salaris, opgebouwde en evenredige vakantiedagen plus een derde daarvan, een opzegtermijnvergoeding indien van toepassing, en de FGTS-ontslagvergoeding. Bij een door de werkgever geïnitieerd ontslag zonder reden bedraagt die uitkering 40% van de stortingen die tijdens het dienstverband op de FGTS-rekening van de werknemer zijn gedaan. De werknemer kan ook zijn FGTS-saldo opnemen en een werkloosheidsuitkering aanvragen.
Ontslag om gegronde redenen. Een ontslag om gegronde redenen (justa causa) is van toepassing wanneer de werknemer een ernstige overtreding begaat die door het Braziliaanse arbeidsrecht wordt erkend, zoals ernstig wangedrag, ongehoorzaamheid, het niet nakomen van de arbeidsverplichtingen of schending van de geheimhoudingsplicht. De financiële gevolgen verschillen van die bij een ontslag zonder gegronde reden.
Ontslag. Wanneer een werknemer zelf ontslag neemt, behoudt hij recht op het verschuldigde salaris, het evenredige 13e salaris en de verschuldigde vakantiegeldvergoeding. De overige rechten bij beëindiging van het dienstverband verschillen van die bij een ontslag zonder geldige reden.
Wederzijdse beëindiging. Volgens de Braziliaanse wetgeving kunnen u en de werknemer ook overeenkomen om de arbeidsrelatie te beëindigen. Hiervoor gelden specifieke regels met betrekking tot de opzegtermijn, het FGTS en andere beëindigingsvergoedingen.
Hoe het dienstverband ook wordt beëindigd, zorg ervoor dat u de juiste loonadministratie- en registratieprocedures volgt en dat u de beëindigingsvergoedingen binnen de wettelijke termijnen berekent en uitbetaalt.
Aannemen via een lokale entiteit of Employer of Record
Om mensen in Brazilië in dienst te nemen, heb je een structuur nodig waarmee je hen legaal kunt aannemen en de lokale loonadministratie en arbeidsverplichtingen kunt afhandelen. Je kunt een Braziliaanse werknemer niet zomaar op je buitenlandse loonlijst zetten en de lokale arbeids- en registratievereisten negeren. In de praktijk heb je twee belangrijke mogelijkheden: een Braziliaanse entiteit of een Employer of Record (EOR).
Met een Braziliaanse entiteit richt u een dochteronderneming op, zoals een LTDA, en neemt u via deze dochteronderneming rechtstreeks personeel in dienst. De Braziliaanse onderneming wordt de werkgever en regelt de arbeidsovereenkomsten, de salarisadministratie, eSocial, FGTS, INSS en andere lokale verplichtingen. U krijgt directe zeggenschap over uw team en bouwt een lokale structuur op die de rest van uw activiteiten in Brazilië kan ondersteunen.
Bij een EOR neemt de EOR de werknemer ter plaatse namens u in dienst. De EOR regelt het lokale contract, de salarisadministratie en de wettelijke verplichtingen, terwijl de werknemer voor uw bedrijf werkt. Dit is een praktische oplossing als u in Brazilië personeel wilt aannemen voordat u over een eigen rechtspersoon beschikt.
Een derde optie is een zelfstandige Braziliaanse dienstverlener, vaak een ‘PJ’ genoemd. Dat is geschikt voor daadwerkelijk onafhankelijke dienstverleningsovereenkomsten, maar het feit dat iemand als dienstverlener wordt aangemerkt, neemt het risico op een arbeidsverhouding niet weg. Arbeidsautoriteiten en rechtbanken kijken naar hoe de relatie in de praktijk functioneert. Persoonlijke dienstverlening, regelmatig werk, betaling en ondergeschiktheid kunnen allemaal wijzen op een dienstverband, zelfs wanneer beide partijen een dienstverleningsovereenkomst hebben ondertekend.
Praktisch wervingsproces
Een typisch wervingsproces in Brazilië verloopt in deze volgorde. Begin met het vaststellen van de functie: de rol, verantwoordelijkheden, het salaris, de werktijden en de secundaire arbeidsvoorwaarden. Controleer vervolgens welke arbeidsregels van toepassing zijn, kies het contracttype en ga na of er een collectieve arbeidsovereenkomst van toepassing is op de functie. Stel vervolgens de arbeidsovereenkomst op in overeenstemming met de Braziliaanse arbeidswetgeving.
Voordat de werknemer aan de slag gaat, moet u hem of haar registreren en de arbeidsgegevens via eSocial indienen. Stel de salarisadministratie in voor het salaris, inhoudingen, werkgeversbijdragen, FGTS en andere betalingen, en regel de wettelijke secundaire arbeidsvoorwaarden plus eventuele extra’s in uw arbeidsvoorwaardenpakket. Zodra de registratie en de salarisadministratie zijn geregeld, kan de werknemer volgens de overeengekomen voorwaarden aan de slag.
Een goed georganiseerd proces bespaart je later een hoop gedoe. Zorg ervoor dat het contract, de registratie en de salarisadministratie op orde zijn vóór de eerste werkdag.
Voor buitenlandse bedrijven
Bij het aannemen van personeel in Brazilië komt meer kijken dan alleen het overeenkomen van een salaris en het ondertekenen van een contract. Zorg ervoor dat je vanaf het begin de arbeidsverhoudingen, de salarisadministratie en de naleving van de lokale regelgeving correct regelt, en houd rekening met de volgende punten:
- Bereken de totale personeelskosten. Het salaris is slechts een onderdeel. Werkgeversbijdragen, FGTS, vakantiegeld, het 13e salaris en andere secundaire arbeidsvoorwaarden tellen allemaal mee.
- Raadpleeg de cao. De voorwaarden verschillen per sector, beroep en locatie.
- Stel de loonadministratie correct in. Salarissen, inhoudingen, premies en secundaire arbeidsvoorwaarden moeten nauwkeurig worden verwerkt en gerapporteerd.
- Registreer werknemers op tijd. De toelatingsgegevens worden via eSocial verwerkt voordat de dienstbetrekking ingaat.
- Zorg dat u op de hoogte bent van de opzeggingskosten. Bij een ontslag kunnen een opzegvergoeding, vakantie-uitkeringen, het 13e maandsalaris en kosten in verband met het FGTS van toepassing zijn.
- Kies de juiste structuur. Neem personeel in dienst via een Braziliaanse onderneming of een ‘Employer of Record’, afhankelijk van uw bedrijf.
Een goede lokale salaris- en personeelsadministratie maakt dit alles eenvoudiger en verkleint het risico op kostbare fouten.
Conclusie
Personeel aannemen in Brazilië hoeft niet ingewikkeld te zijn. Kies de juiste arbeidsstructuur en zorg ervoor dat het contract, de registratie, de salarisadministratie en de naleving van de regelgeving vanaf het begin in orde zijn. Zodra die processen op orde zijn, kunt u uw lokale team opbouwen en het personeelsbeleid binnen een duidelijk en vastomlijnd kader beheren.
Wilt u personeel aannemen in Brazilië? Ipanema International helpt internationale bedrijven bij het opzetten en runnen van hun activiteiten in Brazilië, waaronder de oprichting van een bedrijf, lokale vertegenwoordiging en ondersteuning bij bedrijfsactiviteiten.
