Om de Braziliaanse markt te betreden is meer nodig dan alleen een bedrijf oprichten en klanten vinden. Contracten, bedrijfsstructuren, volmachten en contacten met lokale overheden brengen allemaal hun eigen wettelijke vereisten met zich mee, en veel daarvan zijn vanuit het buitenland moeilijk te doorgronden.
Voor een buitenlands bedrijf, maakt de juiste lokale juridische vertegenwoordiging echt het verschil. Een goede Braziliaanse advocaat doet meer dan alleen juridisch advies geven. Hij of zij weet hoe de regels in de praktijk werken, hoe procedures ter plaatse worden afgehandeld en hoe de Braziliaanse bedrijfscultuur in elkaar zit, en kan uw belangen behartigen bij Braziliaanse partijen en autoriteiten.
Maar niet elke advocaat in Brazilië is de juiste advocaat voor een internationaal bedrijf. De kwaliteit, ervaring en expertise lopen sterk uiteen, dus het vinden van de juiste partner is net zo belangrijk als het hebben van lokale vertegenwoordiging op zich. In dit artikel wordt besproken wanneer u een advocaat nodig hebt, wat deze voor u kan betekenen en hoe u er een kunt kiezen.
Heeft u een advocaat nodig?
Vaak is de vraag niet of je zonder advocaat kunt werken. In veel gevallen is dat inderdaad mogelijk. De vraag is of je dat wel zou moeten doen. Voor eenvoudige activiteiten is wellicht geen doorlopende juridische ondersteuning nodig. Maar zodra je een Braziliaans bedrijf opricht, lokale contracten ondertekent, werknemers in dienst neemt, volmachten verleent of te maken krijgt met overheidsinstanties, wordt de meerwaarde van een advocaat ter plaatse duidelijk.
Een lokale advocaat helpt je te begrijpen wat er nodig is voordat je je vastlegt op een structuur of overeenkomst, en niet pas als er iets misgaat. Dat is vooral belangrijk voor buitenlandse bedrijven, omdat een ogenschijnlijk eenvoudig proces Braziliaanse vereisten met zich meebrengen die vanuit het buitenland niet voor de hand liggen. Het achteraf herstellen van een fout kost bijna altijd meer dan het meteen goed doen.
Dat betekent niet dat je elke zakelijke beslissing aan een advocaat moet overlaten. Het betekent dat je iemand hebt die weet wanneer juridisch advies nodig is en die in dat geval snel kan handelen.
De Braziliaanse wetgeving is anders
Brazilië heeft zijn eigen wettelijk kader, procedures en zakelijke praktijken, en om deze te begrijpen volstaat het niet om de wetgeving naar het Engels te vertalen. Het is een civielrechtelijk stelsel dat is gebaseerd op gedetailleerde wet- en regelgeving, waarbij de verantwoordelijkheden zijn verdeeld over federale, staats- en gemeentelijke autoriteiten, waardoor u te maken kunt krijgen met vereisten op verschillende overheidsniveaus tegelijk.
Een contract dat er bekend uitziet, kan volgens de Braziliaanse wetgeving andere gevolgen hebben. Bedrijfsdocumenten moeten mogelijk aan specifieke bewoordingen of formaliteiten voldoen. Documenten uit het buitenland moeten doorgaans voorzien zijn van een apostille en vaak ook van een beëdigde vertaling in het Portugees, en contracten met Braziliaanse partijen worden meestal sowieso al in het Portugees opgesteld. Volmachten, registraties en overheidsprocedures kunnen stappen vereisen die bedrijven die gewend zijn om in andere landen te werken, kunnen verrassen.
Een Braziliaanse advocaat weet niet alleen wat de wet voorschrijft, maar ook hoe deze in de praktijk wordt toegepast. Hij of zij kan problemen signaleren nog voordat een contract wordt ondertekend, een bedrijf wordt opgericht of een zakelijke relatie moeilijk te ontbinden is. Weten wat er moet gebeuren, is één ding. Weten hoe je dat in Brazilië op de juiste manier voor elkaar krijgt, is iets heel anders.
Lokale vertegenwoordiging
Juridisch advies is één ding. Iemand hebben die uw bedrijf daadwerkelijk in Brazilië kan vertegenwoordigen, is iets heel anders, en het is handig om te weten welke mogelijkheden er zijn.
Een Braziliaans bedrijf heeft een wettelijke vertegenwoordiger nodig, een persoon met een formele functie binnen de Braziliaanse bedrijfsstructuur die namens het bedrijf kan optreden. Wanneer de aandeelhouders of bestuurders zich in het buitenland bevinden, fungeert deze persoon als uw schakel met het lokale systeem; voor buitenlandse aandeelhouders gelden specifieke vereisten volgens de Braziliaanse wetgeving. Een ‘procuração’ (volmacht) werkt anders. Hiermee worden specifieke bevoegdheden gedelegeerd aan een persoon van uw keuze, variërend van een enkele administratieve handeling tot bredere zakelijke of juridische aangelegenheden. Een lokale advocaat kan op basis van een volmacht optreden om u te vertegenwoordigen in contacten met Braziliaanse autoriteiten, banken, zakenpartners en andere partijen.
Dat is vooral handig als je nog geen eigen medewerkers of managementteam in Brazilië hebt. In plaats van elk document, elke afspraak en elke formele communicatie vanuit het buitenland te moeten regelen, heb je dan iemand ter plaatse die de zaken lokaal afhandelt en je op de hoogte houdt. Wie je ook kiest, houd de reikwijdte van de bevoegdheden beperkt, stem deze af op wat de persoon daadwerkelijk gaat doen en leg de afspraken vast in duidelijke overeenkomsten.
U geeft de controle niet uit handen. U krijgt een lokale schakel tussen uw bedrijf en het Braziliaanse juridische en zakelijke klimaat.
Waar advocaten een meerwaarde bieden
Een lokale advocaat kan in zeer uiteenlopende fasen van het zakendoen in Brazilië een rol spelen. De belangrijkste gebieden zijn:
Oprichting en wijzigingen van vennootschappen. Allereerst moet een rechtsvorm worden gekozen, moeten de vennootschapsdocumenten worden opgesteld en moet de vennootschap worden geregistreerd. Ook latere wijzigingen met betrekking tot aandeelhouders, bestuurders, de wettelijke vertegenwoordiger, bedrijfsactiviteiten of het geregistreerde adres moeten correct worden aangemeld.
Contracten. Verkoop-, distributie-, agentuur-, dienstverlenings- en leveringsovereenkomsten vallen onder het Braziliaanse recht. Een advocaat past deze overeenkomsten aan in plaats van simpelweg een contract uit een ander rechtsgebied te hergebruiken, en besteedt daarbij aandacht aan betalingsvoorwaarden, aansprakelijkheid, beëindiging, geschillenbeslechting en het toepasselijke recht.
Arbeidsrecht. Het Braziliaanse arbeidsrecht is zeer streng gereguleerd. Een advocaat helpt u bij het kiezen van de juiste contractvorm, het controleren van collectieve arbeidsovereenkomsten, het inschatten van de risico’s bij het inschakelen van zelfstandige contractanten en het correct afhandelen van beëindigingen.
Immigratie. Om werknemers naar Brazilië te sturen, zijn de juiste verblijfsvergunning en visum. Een advocaat helpt je bij het kiezen van de juiste procedure en voorkomt dat de opdracht en de vergunning niet op elkaar aansluiten.
Vergunningen en regelgeving. Afhankelijk van uw activiteiten hebt u mogelijk vergunningen en goedkeuringen nodig van federale, staats- en gemeentelijke autoriteiten. Iemand die de procedures kent en rechtstreeks met de juiste personen kan praten, bespaart u veel tijd.
Buitenlands kapitaal, transacties en geschillen. Kapitaaloverdrachten, herstructureringen, overnames en meningsverschillen met Braziliaanse partners brengen allemaal hun eigen formaliteiten en risico’s met zich mee. Juridisch onderzoek voorafgaand aan een transactie is veel goedkoper dan een geschil achteraf.
De rol hoeft niet ingewikkeld of permanent te zijn. Soms heb je een advocaat nodig voor een eenmalige transactie. In andere gevallen is doorlopende ondersteuning zinvol naarmate je bedrijf groeit. Het komt erop aan te weten wanneer je gespecialiseerde juridische kennis nodig hebt, en daar toegang toe te hebben wanneer dat het geval is.
Wat kan er misgaan zonder lokale ondersteuning?
De problemen waarmee buitenlandse bedrijven te maken krijgen, zijn meestal niet dramatisch. Het zijn kleine dingen die steeds groter worden. Een contract dat in zijn huidige vorm niet afdwingbaar blijkt te zijn, een volmacht die te ruim is of niet voldoet aan de Braziliaanse formaliteiten, een distributieovereenkomst die moeilijk te beëindigen is, een licentie die ontbreekt bij de start van de activiteiten, of een arbeidsovereenkomst die uiteindelijk toch als een dienstverband wordt beschouwd.
Wat ze gemeen hebben, is de timing. De meeste van deze problemen kunnen in het begin worden voorkomen of tegen lage kosten worden opgelost, maar worden pas duur zodra een contract is ondertekend, een bedrijf actief is of een relatie is verzuurd.
De kwaliteit varieert
Een advocaat vinden in Brazilië is eenvoudig. De juiste advocaat vinden is een heel ander verhaal. Brazilië heeft een grote juridische markt, met advocaten en advocatenkantoren die vrijwel elk zakelijk gebied bestrijken, maar de ervaring, specialisatie en kwaliteit van de dienstverlening lopen sterk uiteen. Een advocaat die uitblinkt in lokale civiele zaken is misschien niet de juiste persoon om een buitenlands bedrijf te adviseren dat een Braziliaanse dochteronderneming wil oprichten.
Internationale ervaring is ook van belang. Bij het werken met een buitenlandse klant is vaak inzicht nodig in verschillende bedrijfsstructuren, internationale contracten en verwachtingen op het gebied van communicatie en rapportage. De prijs is een indicator, maar geen betrouwbare. Het duurste kantoor is niet per se de beste keuze, en het goedkoopste kan op termijn voor problemen zorgen.
Onderdeel van markttoetreding
Veel bedrijven beschouwen juridische bijstand als iets dat pas geregeld moet worden wanneer een contract moet worden nagekeken of er zich een probleem voordoet. In Brazilië loont het de moeite om hier al eerder over na te denken.
Een lokale advocaat kan je helpen bij het uitstippelen van je marktintroductie, van het kiezen van de juiste bedrijfsvorm tot het beoordelen van overeenkomsten en het opstellen van de volmachten die u nodig hebt. Hij of zij kan u ook een lokaal perspectief bieden wanneer een zakelijke beslissing juridische of regelgevende gevolgen heeft, bijvoorbeeld wanneer u moet kiezen tussen een distributeur, een agent of uw eigen dochteronderneming. Dat betekent niet dat u bij elke beslissing een advocaat moet inschakelen. Het betekent dat u weet wanneer lokale juridische kennis van belang is en dat u de juiste persoon tot uw beschikking hebt wanneer dat het geval is.
Kies de juiste partner
Bij de beste juridische opzet gaat het zelden om het vinden van het grootste kantoor. Het draait om de juiste match. Het ene bedrijf heeft behoefte aan gedegen expertise op het gebied van vennootschapsrecht, het andere aan iemand met ervaring in arbeidsrecht, vastgoed, contracten of regelgevingskwesties, en ook de locatie kan van belang zijn, vooral buiten de grote zakencentra. Zoek een advocaat die uw branche begrijpt, ervaring heeft met internationale cliënten en vertrouwd is met grensoverschrijdende zaken. Controleer of hij of zij is ingeschreven bij de Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) en vraag om referenties van cliënten in een vergelijkbare situatie.
Kijk ook verder dan alleen de kwalificaties. Duidelijke communicatie, reactievermogen en transparante tarieven maken over de grenzen heen een groot verschil, net als de mogelijkheid om samen te werken met uw accountant en andere lokale adviseurs. U koopt niet alleen juridisch advies. Je kiest iemand die jouw belangen ter plaatse kan behartigen. Een goede lokale vertegenwoordiger is iemand op wie je kunt vertrouwen wanneer er een vraag rijst, niet iemand die pas een uitgebreid juridisch advies stuurt nadat het probleem zich al heeft voorgedaan.
Op Ipanema International helpen we buitenlandse bedrijven bij het opzetten en exploiteren van activiteiten in Brazilië door middel van lokale juridische vertegenwoordiging, bedrijfsoprichting en andere diensten op het gebied van markttoetreding en backoffice. Afhankelijk van de situatie kan dit inhouden dat wij namens u de samenwerking met Braziliaanse advocaten, accountants en andere lokale specialisten coördineren.
