For many International companies, expanding into Brazil has traditionally meant focusing on private-sector customers. Public procurement has often remained an overlooked opportunity.
That is about to change. The EU-Mercosur Agreement↗ is set to improve European companies’ access to Brazil’s public procurement market through greater transparency, fairer competition and clearer procurement procedures.
Succesvol deelnemen vereist echter meer dan alleen het identificeren van de juiste aanbesteding. Bedrijven moeten de aanbestedingsprocedures, registratievereisten en het administratieve kader van Brazilië begrijpen voordat ze hun eerste bod indienen.
Deze handleiding legt uit hoe.
Een Markt om voor te Vechten
De Braziliaanse overheidssector is een van de grootste afnemers van goederen, diensten en infrastructurele werken in het land. Elk jaar besteden federale ministeries, staatsregeringen, gemeenten en staatsbedrijven honderden miljarden Braziliaanse real aan producten en diensten, waarmee vrijwel elke sector van de economie wordt bestreken.
The procurement market ranges from large infrastructure projects and public transport systems to medical equipment, software, cybersecurity, renewable energy, water treatment, environmental technologies and professional consulting services.
In de recent jaren heeft Brazilië ook de manier waarop openbare aanbestedingen worden gehouden gemoderniseerd. De introductie van Wet nr. 14.133/2021, algemeen bekend als de nieuwe Braziliaanse aanbestedingswet, verving een groot deel van het eerdere aanbestedingsstelsel door een transparanter en gestandaardiseerd systeem.
Een belangrijke stap in deze modernisering was de creatie van de Nationaal Portaal voor Overheidsopdrachten (PNCP), een centraal online portaal waar openbare aanbestedingen worden gepubliceerd en informatie over aanbestedingen elektronisch beschikbaar wordt gesteld. In combinatie met Compras.gov.br, het federale elektronische aanbestedingsplatform van Brazilië, is een groot deel van het inkoopproces digitaal geworden, wat de transparantie vergroot en de deelname aanzienlijk vergemakkelijkt voor zowel binnenlandse als internationale leveranciers.
For international companies, the market is particularly attractive in sectors where technological expertise, sustainability and engineering capabilities play an important role. Water management, renewable energy, (smart)infrastructure, maritime technology, environmental services, healthcare and digital transformation all align closely with areas in which European companies are considered international experts.
Naarmate Brazilië blijft investeren in landelijke modernisering en openbare diensten, zal de vraag naar gespecialiseerde oplossingen naar verwachting verder toenemen.
Een gelijk speelveld
Hoewel buitenlandse bedrijven al lang konden deelnemen aan bepaalde Braziliaanse overheidsopdrachten, vormt de EU-Mercosur-overeenkomst een belangrijke stap in de richting van het creëren van een voorspelbaarder en transparanter aanbestedingsklimaat.
De overeenkomst bevat een apart hoofdstuk over overheidsopdrachten (hoofdstuk 12) dat tot doel heeft de markttoegang voor Europese leveranciers te verbeteren. De partijen komen onder meer overeen om te zorgen voor meer transparantie in aanbestedingsprocedures, een duidelijkere bekendmaking van aanbestedingen, objectieve kwalificatiecriteria en een niet-discriminerende behandeling van leveranciers die onder de overeenkomst vallen.
Deze maatregelen verlagen een van de historische drempels voor toetreding tot de Braziliaanse publieke sector. In plaats van uitsluitend te vertrouwen op lokale bekendheid met aanbestedingsprocedures, zullen bedrijven steeds meer profiteren van aanbestedingsregels die zijn ontworpen om grotere rechtszekerheid en eerlijkere concurrentie te bieden.
Het is echter belangrijk om te begrijpen wat de overeenkomst inhoudt niet wijzigen.
De overeenkomst creëert geen recht om deel te nemen; zij versterkt de voorwaarden waaronder Europese bedrijven concurreren.
Aanbestedingswetgeving, geschiktheidseisen en inschrijvingsdocumenten blijven volledig van toepassing. Bedrijven moeten nog steeds voldoen aan de registratieprocedures, de vereiste documentatie verstrekken en voldoen aan alle technische en administratieve vereisten die door de aanbestedende dienst zijn vastgesteld.
Met andere woorden, de markt wordt toegankelijker, maar succesvolle deelname hangt nog steeds af van een zorgvuldige voorbereiding.
Deelnemen aan een Braziliaanse overheidsaanbesteding
Hoewel elke aanbestedingsprocedure zijn eigen specifieke vereisten heeft, volgt deelname over het algemeen dezelfde reeks stappen.
Stap 1. Identificeer de juiste aanbesteding
De eerste stap is het identificeren van inkoopmogelijkheden die aansluiten bij uw producten of diensten.
De meeste federale aanbestedingen worden gepubliceerd via de Nationaal Portaal voor Overheidsopdrachten (PNCP), dat fungeert als het nationale aanbestedingsportaal van Brazilië. Federale elektronische aanbestedingsprocedures worden doorgaans afgehandeld via Compras.gov.br, terwijl afzonderlijke deelstaten en gemeenten hun eigen inkoopplatforms mogen blijven gebruiken.
Voordat u besluit deel te nemen, dient u de aanbestedingsdocumenten zorgvuldig te bestuderen. Er dient speciale aandacht te worden besteed aan de technische specificaties, geschiktheidscriteria, kwalificatie-eisen, indieningstermijnen en eventuele lokale registratieverplichtingen. Deze documenten bepalen uiteindelijk of een buitenlandse leverancier in aanmerking komt om deel te nemen.
Stap 2. Registreer als leverancier
Bedrijven die deelnemen aan federale aanbestedingsprocedures registreren zich over het algemeen viagov.br en de SICAF (Systeem voor Geïonificeerde Registratie van Leveranciers) leveranciersregistratiesysteem.
SICAF fungeert als de gecentraliseerde leveranciersdatabase van Brazilië en bevat informatie zoals bedrijfsgegevens, wettelijke vertegenwoordigers, financiële positie en kwalificatiedocumenten die tijdens het gehele aanbestedingsproces worden gebruikt.
Erkende dat buitenlandse leveranciers steeds vaker deelnemen, heeft de Braziliaanse federale overheid zelfs een officiële Engelstalige operationele handleiding gepubliceerd waarin wordt uitgelegd hoe internationale bedrijven zich kunnen registreren en deelnemen aan federale aanbestedingsprocedures.
Stap 3. Stel een lokale vertegenwoordiger aan
Hoewel buitenlandse bedrijven kunnen deelnemen aan Braziliaanse overheidsopdrachten, kiezen velen ervoor om een Braziliaanse vertegenwoordiger aan te stellen om het proces te vergemakkelijken.
Dit kan een lokale advocaat, handelsagent, implementatiepartner of een andere geautoriseerde vertegenwoordiger zijn die handelt op basis van een formele volmacht. Afhankelijk van de aanbesteding kan deze vertegenwoordiger officiële mededelingen ontvangen, documentatie indienen, deelnemen aan elektronische biedingssessies of assisteren bij administratieve procedures.
Hoewel niet elke aanbesteding wettelijk om lokale vertegenwoordiging vraagt, maakt het hebben van ervaren ondersteuning ter plaatse het proces aanzienlijk efficiënter. Na het overwinnen van taalbarrières kan een lokale vertegenwoordiger helpen bij het interpreteren van aanbestedingseisen, communiceren met aanbestedende diensten en ervoor zorgen dat de documentatie correct en op tijd wordt ingediend.
Voor veel deelnemers die voor het eerst meedoen, vermindert lokale expertise het administratieve risico aanzienlijk.
Stap 4. Bereid de vereiste documentatie voor
Bij overheidsopdrachten in Brazilië wordt veel nadruk gelegd op documentatie. Voordat bedrijven deelnemen, moeten ze ervoor zorgen dat alle vereiste bedrijfs- en technische documenten beschikbaar en naar behoren gelegaliseerd zijn.
Veelgevraagde documenten zijn onder meer uittreksels van de bedrijfsregistratie, statuten, gecontroleerde jaarrekeningen, bankreferenties, technische referenties, ISO-certificaten en verklaringen waaruit de juridische status van het bedrijf blijkt.
Buitenlandse documenten vereisen over het algemeen een apostille op grond van het Apostilleverdrag van Den Haag voordat ze in Brazilië worden geaccepteerd. Bovendien moeten aanbestedingsdocumenten vaak in het Portugees worden vertaald door een Braziliaanse beëdigde vertaler (beëdigde vertaling).
Omdat het verkrijgen van apostilles en beëdigde vertalingen tijd in beslag kan nemen, wordt sterk aanbevolen om de documentatie ruim vóór de uiterste inleverdatum voor te bereiden.
Stap 5. Verifieer of een CNPJ vereist is
Een van de meest voorkomende vragen onder buitenlandse bedrijven betreft de noodzaak van een Braziliaans bedrijfsregistratienummer, bekend als een CNPJ.
Het antwoord hangt af van de aanbestedingsprocedure.
Sommige aanbestedingen—in het bijzonder die met betrekking tot de directe levering van geïmporteerde goederen—kunnen deelname toestaan zonder dat er een Braziliaanse rechtspersoon wordt opgericht. Andere contracten, met name contracten die betrekking hebben op langetermijndiensten, onderhoud, bouwwerkzaamheden of lokale uitvoering, kunnen óf een Braziliaanse dochteronderneming vereisen, óf samenwerking met een lokaal gevestigde partner.
De aanbestedingsdocumentatie heeft altijd prioriteit. Bedrijven dienen deze eisen dan ook te controleren voordat ze beginnen met het inschrijvingsproces in plaats van nadat ze zijn geselecteerd.
Stap 6. Dien uw elektronische bod in
De meeste federale aanbestedingsprocedures verlopen inmiddels volledig online.
Na het voltooien van het registratieproces en het voorbereiden van de vereiste documentatie, dienen leveranciers hun kwalificatiedocumenten en financiële voorstel elektronisch in via het daartoe aangewezen inkoopplatform.
Veel procedures omvatten tevens een live elektronische biedingssessie, vergelijkbaar met een omgekeerde veiling, waarin gekwalificeerde leveranciers hun prijs in reële tijd kunnen verbeteren terwijl ze concurreren met andere deelnemers.
Zodra de inschrijvingsfase is afgesloten, beoordeelt de aanbestedende dienst zowel de technische kwalificaties als het commerciële voorstel voordat de voorlopige gunning bekend wordt gemaakt.
Stap 7. Voltooi de gunningsprocedure
Geselecteerd worden als de preferente bieder betekent niet automatisch dat het aanbestedingsproces is afgerond.
Na de voorlopige gunning kunnen aanbestedende diensten om aanvullende bewijsstukken verzoeken voordat de overeenkomst formeel wordt ondertekend. Afhankelijk van de aard van de aanbesteding kan dit bestaan uit originele certificaten, technische goedkeuringen, productdocumentatie, verzekeringscertificaten of prestatiegaranties.
Bepaalde sectoren, zoals de gezondheidszorg, techniek of telecommunicatie, kunnen ook extra registraties of wettelijke goedkeuringen vereisen voordat de uitvoering van het contract kan beginnen.
Het nauwlettend in de gaten houden van deadlines na gunning is daarom net zo belangrijk als het indienen van een conforme inschrijving.
Voordat u uw bod indient
Voordat u deelneemt aan een Braziliaanse openbare aanbesteding, moet u ervoor zorgen dat u over het volgende beschikt:
✔ De juiste aanbesteding geïdentificeerd en alle geschiktheidseisen doorgenomen
✔ Geregistreerd in SICAF (waar van toepassing)
✔ Geverifieerd of lokale vertegenwoordiging of een CNPJ vereist is
✔ Alle vereiste bedrijfsdocumentatie voorbereid en gelegaliseerd
✔ Technische certificering of wettelijke vereisten bevestigd
✔ Alle inzendingsdeadlines gecontroleerd (tijd in Brasília)
Een goed voorbereide inzending verkleint het risico op diskwalificatie als gevolg van administratieve fouten aanzienlijk.
Kort gezegd
De Braziliaanse markt voor overheidsopdrachten wordt steeds toegankelijker voor Europese bedrijven. Aanbestedingshervormingen, digitalisering en de EU-Mercosur-overeenkomst creëren nieuwe kansen voor buitenlandse leveranciers in uiteenlopende sectoren.
Deelname aan een Braziliaanse openbare aanbesteding vereist meer dan het identificeren van een interessante kans. Bedrijven moeten het inkoopproces begrijpen, voldoen aan de administratieve en technische vereisten, en zich grondig voorbereiden voordat ze hun eerste bod uitbrengen.
De EU-Mercosur-overeenkomst mag dan de markttoegang verbeteren, succesvolle deelname blijft afhankelijk van een zorgvuldige voorbereiding, lokale kennis en een grondig begrip van het Braziliaanse aanbestedingsstelsel. Bedrijven die in alle drie investeren, bevinden zich in de beste positie om te concurreren op de grootste markten voor overheidsopdrachten in Latijns-Amerika.
BRONNEN
- Europese Commissie – EU-Mercosur-overeenkomst: Officiële tekst van de overeenkomst (Hoofdstuk Overheidsopdrachten)
- Europese Commissie – Overzicht van de handelsovereenkomst tussen de EU en Mercosur
- Government of Brazil (gov.br) – Nationaal Portaal voor Overheidsopdrachten (PNCP)
- Government of Brazil (gov.br) – Compras.gov.br – Federal Electronic Procurement Platform
- Government of Brazil (gov.br) – SICAF – Gecentraliseerd Systeem voor Leveranciersregistratie
- Government of Brazil (gov.br) – Engelse Gids voor Buitenlandse Leveranciers die Deelnemen aan Braziliaanse Overheidsopdrachten
- Regering van Brazilië – Wet nr. 14.133/2021 (De nieuwe Braziliaanse aanbestedingswet)
