For many International companies, expanding into Brazil has traditionally meant focusing on private-sector customers. Public procurement has often remained an overlooked opportunity.
That is about to change. The EU-Mercosur Agreement↗ is set to improve European companies’ access to Brazil’s public procurement market through greater transparency, fairer competition and clearer procurement procedures.
Eine erfolgreiche Teilnahme erfordert jedoch mehr als nur die Identifizierung der richtigen Ausschreibung. Unternehmen müssen Brasiliens Vergabeverfahren, Registrierungsanforderungen und den administrativen Rahmen verstehen, bevor sie ihr erstes Angebot einreichen.
Diese Anleitung erklärt, wie das geht.
Ein Markt, für den es sich zu kämpfen lohnt
Der brasilianische öffentliche Sektor gehört zu den größten Käufern von Waren, Dienstleistungen und Infrastruktur des Landes. Jedes Jahr beschaffen Bundesministerien, Landesregierungen, Kommunen und Staatsunternehmen Produkte und Dienstleistungen im Wert von Hunderten von Milliarden brasilianischen Reais, die praktisch jeden Wirtschaftssektor abdecken.
The procurement market ranges from large infrastructure projects and public transport systems to medical equipment, software, cybersecurity, renewable energy, water treatment, environmental technologies and professional consulting services.
In den letzten Jahren hat Brasilien auch die Durchführung des öffentlichen Beschaffungswesens modernisiert. Die Einführung von Gesetz Nr. 14.133/2021, ersetzte den Großteil des vorherigen Beschaffungsrahmens durch ein transparenteres und standardisierteres System.
Ein wesentlicher Schritt bei dieser Modernisierung war die Schaffung der Nationales Portal für das öffentliche Beschaffungswesen (PNCP), einem zentralen Online-Portal, auf dem öffentliche Ausschreibungen veröffentlicht und Beschaffungsinformationen elektronisch bereitgestellt werden. In Kombination mit Compras.gov.br, ist die föderale elektronische Beschaffungsplattform Brasiliens, auf der ein Großteil des Beschaffungsprozesses digital geworden ist, was die Transparenz verbessert und die Teilnahme für nationale und internationale Lieferanten erheblich erleichtert.
For international companies, the market is particularly attractive in sectors where technological expertise, sustainability and engineering capabilities play an important role. Water management, renewable energy, (smart)infrastructure, maritime technology, environmental services, healthcare and digital transformation all align closely with areas in which European companies are considered international experts.
Da Brasilien weiterhin in die landesweite Modernisierung und öffentliche Dienstleistungen investiert, wird erwartet, dass die Nachfrage nach spezialisierten Lösungen weiter steigen wird.
Gleischere Wettbewerbsbedingungen
Obwohl ausländische Unternehmen schon lange an bestimmten brasilianischen öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen können, stellt das EU-Mercosur-Abkommen einen wichtigen Schritt zur Schaffung eines berechenbareren und transparenteren Beschaffungsumfelds dar.
Das Abkommen enthält ein eigenes Kapitel über das öffentliche Beschaffungswesen (Kapitel 12), das darauf abzielt, den Marktzugang für europäische Anbieter zu verbessern. Unter anderem vereinbaren die Parteien mehr Transparenz bei den Vergabeverfahren, eine klarere Veröffentlichung von Ausschreibungsmöglichkeiten, objektive Qualifikationskriterien und eine diskriminierungsfreie Behandlung der vom Abkommen erfassten Anbieter.
Diese Maßnahmen beseitigen eines der historischen Hindernisse für den Einstieg in den brasilianischen öffentlichen Sektor. Anstatt sich ausschließlich auf die lokale Vertrautheit mit den Vergabeverfahren zu verlassen, werden Unternehmen zunehmend von Vergaberegeln profitieren, die auf mehr Rechtssicherheit und einen faireren Wettbewerb ausgelegt sind.
Es ist jedoch wichtig zu verstehen, was die Vereinbarung bewirkt nicht ändern.
Die Vereinbarung begründet kein Recht auf Teilnahme – sie stärkt die Bedingungen, unter denen europäische Unternehmen konkurrieren.
Die Vergabevorschriften, die Eignungsanforderungen und die Ausschreibungsunterlagen gelten weiterhin uneingeschränkt. Die Unternehmen müssen nach wie vor die Registrierungsverfahren einhalten, die erforderlichen Unterlagen vorlegen und alle vom öffentlichen Auftraggeber festgelegten technischen und administrativen Anforderungen erfüllen.
Mit anderen Worten: Der Markt wird zugänglicher, aber eine erfolgreiche Teilnahme hängt nach wie vor von einer sorgfältigen Vorbereitung ab.
Teilnahme an einer brasilianischen öffentlichen Ausschreibung
Während jedes Beschaffungsverfahren seine eigenen spezifischen Anforderungen hat, folgt die Teilnahme im Allgemeinen derselben Schrittfolge.
Schritt 1. Identifizieren Sie die richtige Ausschreibung
Der erste Schritt besteht darin, Beschaffungsmöglichkeiten zu identifizieren, die zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen passen.
Die meisten Bundesaufträge werden veröffentlicht über die Nationales Portal für das öffentliche Beschaffungswesen (PNCP), das als nationales Beschaffungsportal Brasiliens dient. Bundeseinheitliche elektronische Vergabeverfahren werden im Allgemeinen durchgeführt über Compras.gov.br, während einzelne Bundesländer und Kommunen weiterhin ihre eigenen Beschaffungsplattformen nutzen können.
Bevor Sie sich zur Teilnahme entschließen, sollten Sie die Ausschreibungsunterlagen sorgfältig prüfen. Besondere Aufmerksamkeit sollten dabei den technischen Spezifikationen, den Teilnahmebedingungen, den Qualifikationsanforderungen, den Einreichungsfristen und etwaigen lokalen Registrierungspflichten gelten. Diese Unterlagen entscheiden letztendlich darüber, ob ein ausländischer Anbieter zur Teilnahme berechtigt ist.
Schritt 2. Als Lieferant registrieren
Unternehmen, die an bundesstaatlichen Beschaffungsverfahren teilnehmen, registrieren sich im Allgemeinen übergov.br und der SICAF (Einheitliches System zur Lieferantenregistrierung) Lieferantenregistrierungssystem.
SICAF fungiert als Brasiliens zentrales Lieferantenregister und erfasst Informationen wie Firmendaten, gesetzliche Vertreter, finanzielle Leistungsfähigkeit und Qualifikationsdokumente, die im gesamten Beschaffungsprozess verwendet werden.
Angesichts der zunehmenden Beteiligung ausländischer Anbieter hat die brasilianische Bundesregierung sogar ein offizielles, englischsprachiges Handbuch veröffentlicht, in dem erläutert wird, wie internationale Unternehmen sich registrieren und an öffentlichen Ausschreibungen auf Bundesebene teilnehmen können.
Schritt 3. Bestellen Sie einen lokalen Vertreter
Obwohl ausländische Unternehmen an brasilianischen öffentlichen Auftragsvergaben teilnehmen können, entscheiden sich viele dafür, einen brasilianischen Vertreter zu ernennen, um den Prozess zu erleichtern.
Dies kann ein lokaler Anwalt, ein Handelsvertreter, ein Umsetzungspartner oder ein anderer bevollmächtigter Vertreter sein, der auf der Grundlage einer formellen Vollmacht handelt. Abhängig von der Ausschreibung kann dieser Vertreter offizielle Mitteilungen erhalten, Unterlagen einreichen, an elektronischen Bietungsverfahren teilnehmen oder bei administrativen Abläufen behilflich sein.
Obwohl nicht jede Ausschreibung rechtlich eine lokale Vertretung erfordert, macht erfahrene Unterstützung vor Ort den Prozess wesentlich effizienter. Über die Überwindung von Sprachbarrieren hinaus kann ein lokaler Vertreter dabei helfen, die Ausschreibungsanforderungen auszulegen, mit den Vergabestellen zu kommunizieren und sicherzustellen, dass die Unterlagen korrekt und fristgerecht eingereicht werden.
Für viele Erstteilnehmer reduziert lokale Expertise das administrative Risiko erheblich.
Schritt 4. Bereiten Sie die erforderlichen Unterlagen vor.
Das brasilianische öffentliche Beschaffungswesen legt großen Wert auf die Dokumentation. Vor der Teilnahme sollten Unternehmen sicherstellen, dass alle erforderlichen Firmen- und technischen Dokumente vorliegen und ordnungsgemäß legalisiert sind.
Zu den häufig angeforderten Dokumenten gehören Handelsregisterauszüge, Gesellschaftsverträge, geprüfte Jahresabschlüsse, Bankreferenzen, technische Referenzen, ISO-Zertifizierungen und Erklärungen zur Bestätigung des rechtlichen Status des Unternehmens.
Ausländische Dokumente benötigen im Allgemeinen eine Apostille gemäß dem Haager Apostillenübereinkommen, bevor sie in Brasilien akzeptiert werden. Darüber hinaus müssen Beschaffungsdokumente häufig von einem brasilianischen beeidigten Übersetzer ins Portugiesische übersetzt werden (beeidigte Übersetzung).
Da die Beschaffung von Apostillen und beglaubigten Übersetzungen einige Zeit in Anspruch nehmen kann, wird dringend empfohlen, die Unterlagen lange vor der Einreichungsfrist vorzubereiten.
Schritt 5. Überprüfen Sie, ob eine CNPJ erforderlich ist
Eine der häufigsten Fragen ausländischer Unternehmen betrifft die Notwendigkeit einer brasilianischen Firmenregistrierungsnummer, bekannt als CNPJ.
Die Antwort hängt vom Beschaffungsverfahren ab.
Einige Ausschreibungen – insbesondere solche, die die direkte Lieferung importierter Waren betreffen – erlauben möglicherweise eine Teilnahme ohne die Gründung einer brasilianischen Rechtspersönlichkeit. Andere Verträge, vor allem solche, die langfristige Dienstleistungen, Wartung, Ingenieurleistungen oder die lokale Ausführung betreffen, erfordern möglicherweise entweder eine brasilianische Tochtergesellschaft oder die Zusammenarbeit mit einem lokal ansässigen Partner.
Die Verdingungsunterlagen haben stets Vorrang. Unternehmen sollten diese Anforderungen daher vor Beginn des Registrierungsprozesses überprüfen und nicht erst nach ihrer Auswahl.
Schritt 6. Reichen Sie Ihr elektronisches Angebot ein
Die meisten Bundesvergabeverfahren werden inzwischen vollständig online durchgeführt.
Nach Abschluss des Registrierungsverfahrens und der Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen reichen die Lieferanten ihre Qualifikationsunterlagen und ihr finanzielles Angebot elektronisch über die dafür vorgesehene Beschaffungsplattform ein.
Viele Verfahren beinhalten zudem eine elektronische Live-Auktionsrunde, vergleichbar mit einer Rückwärtsauktion, während der qualifizierte Lieferanten ihren Preis in Echtzeit verbessern können, während sie im Wettbewerb mit anderen Teilnehmern stehen.
Nach Abschluss der Angebotsphase prüft der Auftraggeber sowohl die fachlichen Qualifikationen als auch das kommerzielle Angebot, bevor er den Zuschlag unter Vorbehalt bekannt gibt.
Schritt 7. Schließen Sie das Vergabeverfahren ab
Die Auswahl als bevorzugter Bieter bedeutet nicht automatisch den Abschluss des Beschaffungsprozesses.
Nach der vorläufigen Zuschlagserteilung können öffentliche Auftraggeber vor der formellen Vertragsunterzeichnung zusätzliche Nachweise anfordern. Je nach Art der Beschaffung kann dies Originalzertifikate, technische Zulassungen, Produktdokumentationen, Versicherungsnachweise oder Leistungssicherheiten umfassen.
Bestimmte Branchen wie das Gesundheitswesen, das Ingenieurwesen oder die Telekommunikation erfordern möglicherweise auch zusätzliche Registrierungen oder behördliche Genehmigungen, bevor mit der Ausführung des Vertrags begonnen werden kann.
Die sorgfältige Überwachung von Fristen nach der Vergabe ist daher ebenso wichtig wie die Einreichung eines regelkonformen Angebots.
Bevor Sie Ihr Gebot einreichen
Bevor Sie an einer brasilianischen öffentlichen Ausschreibung teilnehmen, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:
✔ Die passende Ausschreibung ermittelt und alle Teilnahmebedingungen geprüft
✔ Registriert im SICAF (sofern zutreffend)
✔ Überprüft, ob eine lokale Vertretung oder eine CNPJ erforderlich ist
✔ Alle erforderlichen Unternehmensdokumente vorbereitet und legalisiert
✔ Technische Zertifizierungen oder regulatorische Anforderungen bestätigt
✔ Alle Einreichungsfristen (Ortszeit Brasília) überprüft
Eine gut vorbereitete Einreichung verringert das Risiko einer Disqualifikation aufgrund administrativer Fehler erheblich.
Kurz gefasst
Der brasilianische Markt für das öffentliche Beschaffungswesen wird für europäische Unternehmen zunehmend zugänglich. Vergabereform, Digitalisierung und das EU-Mercosur-Abkommen eröffnen ausländischen Anbietern in einer Vielzahl von Sektoren neue Möglichkeiten.
Die Teilnahme an einer brasilianischen öffentlichen Ausschreibung erfordert mehr als nur das Identifizieren einer interessanten Gelegenheit. Unternehmen müssen den Vergabeprozess verstehen, die administrativen und technischen Anforderungen erfüllen und sich vor Abgabe ihres ersten Angebots gründlich vorbereiten.
Das EU-Mercosur-Abkommen mag den Marktzugang verbessern, aber eine erfolgreiche Teilnahme wird weiterhin von sorgfältiger Vorbereitung, lokalem Wissen und einem gründlichen Verständnis des brasilianischen Beschaffungswesens abhängen. Unternehmen, die in alle drei Bereiche investieren, sind am besten positioniert, um auf den größten Beschaffungsmärkten Lateinamerikas zu konkurrieren.
QUELLEN
- Europäische Kommission – EU-Mercosur-Abkommen: Offizieller Vertragstext (Kapitel über das öffentliche Beschaffungswesen)
- Europäische Kommission – Übersicht über das EU-Mercosur-Handelsabkommen
- Government of Brazil (gov.br) – Nationales Portal für das öffentliche Beschaffungswesen (PNCP)
- Government of Brazil (gov.br) – Compras.gov.br – Federal Electronic Procurement Platform
- Government of Brazil (gov.br) – SICAF – Einheitliches Registrierungssystem für Lieferanten
- Government of Brazil (gov.br) – Englischer Leitfaden für ausländische Lieferanten, die an brasilianischem öffentlichen Beschaffungswesen teilnehmen
- Regierung Brasiliens – Gesetz Nr. 14.133/2021 (Brasiliens neues Vergabegesetz)
