Für viele europäische Unternehmen bedeutete die Expansion nach Brasilien bislang in der Regel, sich auf Kunden aus der Privatwirtschaft zu konzentrieren. Das öffentliche Beschaffungswesen blieb dabei oft eine vernachlässigte Chance.
Das wird sich nun ändern. Das Abkommen zwischen der EU und dem Mercosur soll den Zugang europäischer Unternehmen zum brasilianischen Markt für öffentliche Aufträge durch mehr Transparenz, faireren Wettbewerb und klarere Vergabeverfahren verbessern.
Um erfolgreich teilzunehmen, reicht es jedoch nicht aus, nur die richtige Ausschreibung zu finden. Unternehmen müssen sich vor der Abgabe ihres ersten Angebots mit den brasilianischen Vergabeverfahren, den Registrierungsanforderungen und den administrativen Rahmenbedingungen vertraut machen.
In dieser Anleitung wird erklärt, wie das geht.
Ein Markt, um den es sich zu kämpfen lohnt
Der öffentliche Sektor Brasiliens ist einer der größten Abnehmer von Waren, Dienstleistungen und Infrastruktur des Landes. Jedes Jahr beschaffen Bundesministerien, Landesregierungen, Kommunen und staatliche Unternehmen Produkte und Dienstleistungen im Wert von Hunderten von Milliarden brasilianischer Real, die praktisch alle Wirtschaftsbereiche abdecken.
Der Beschaffungsmarkt reicht von großen Infrastruktur von Projekten und öffentlichen Verkehrssystemen bis hin zu medizinischer Ausrüstung, Software und Cybersicherheit, erneuerbare Energien, Wasseraufbereitung, Umwelttechnologien und professionelle Beratungsleistungen.
In den letzten Jahren hat Brasilien auch die Abwicklung des öffentlichen Beschaffungswesens modernisiert. Die Einführung von Gesetz Nr. 14.133/2021, das gemeinhin als Brasiliens neues Vergabegesetz bezeichnet wird, hat einen Großteil des bisherigen Vergaberechtsrahmens durch ein transparenteres und standardisierteres System ersetzt.
Ein wichtiger Schritt im Rahmen dieser Modernisierung war die Gründung der Nationales Portal für das öffentliche Beschaffungswesen (PNCP), ein zentrales Online-Portal, auf dem öffentliche Ausschreibungen veröffentlicht und Informationen zur Beschaffung elektronisch bereitgestellt werden. In Verbindung mit Compras.gov.br, der elektronischen Beschaffungsplattform des brasilianischen Bundes, ist ein Großteil des Beschaffungsprozesses mittlerweile digitalisiert, was die Transparenz erhöht und die Teilnahme sowohl für inländische als auch für internationale Anbieter erheblich erleichtert.
Für europäische Unternehmen ist der Markt insbesondere in Branchen attraktiv, in denen technologisches Know-how, Nachhaltigkeit und ingenieurtechnische Kompetenzen eine wichtige Rolle spielen. Wasserwirtschaft, erneuerbare Energien, (intelligente) Infrastruktur, maritime Technologie, Umweltdienstleistungen, Gesundheitswesen und digitale Transformation decken sich weitgehend mit den Bereichen, in denen europäische Unternehmen als internationale Experten gelten.
Da Brasilien weiterhin in die landesweite Modernisierung und in öffentliche Dienstleistungen investiert, wird erwartet, dass die Nachfrage nach spezialisierten Lösungen weiter steigen wird.
Mehr Chancengleichheit
Zwar können ausländische Unternehmen bereits seit Langem an bestimmten öffentlichen Ausschreibungen in Brasilien teilnehmen, doch stellt das EU-Mercosur-Abkommen einen wichtigen Schritt hin zu einem berechenbareren und transparenteren Beschaffungsumfeld dar.
Das Abkommen enthält ein eigenes Kapitel zum öffentlichen Beschaffungswesen (Kapitel 12), das darauf abzielt, den Marktzugang für europäische Anbieter zu verbessern. Neben anderen Verpflichtungen vereinbaren die Vertragsparteien unter anderem mehr Transparenz bei den Vergabeverfahren, eine klarere Veröffentlichung von Ausschreibungen, objektive Eignungskriterien und die diskriminierungsfreie Behandlung der unter das Abkommen fallenden Anbieter.
Diese Maßnahmen beseitigen eines der historischen Hindernisse für den Einstieg in den brasilianischen öffentlichen Sektor. Anstatt sich ausschließlich auf die lokale Vertrautheit mit den Vergabeverfahren zu verlassen, werden Unternehmen zunehmend von Vergabevorschriften profitieren, die auf mehr Rechtssicherheit und einen faireren Wettbewerb ausgelegt sind.
Es ist jedoch wichtig zu verstehen, was das Abkommen bewirkt nicht Änderung.
Das Abkommen begründet kein Recht auf Teilnahme – es stärkt vielmehr die Rahmenbedingungen, unter denen europäische Unternehmen im Wettbewerb stehen.
Die Vergabevorschriften, die Qualifikationsanforderungen und die Ausschreibungsunterlagen gelten weiterhin uneingeschränkt. Die Unternehmen müssen nach wie vor die Registrierungsverfahren einhalten, die erforderlichen Unterlagen vorlegen und alle vom öffentlichen Auftraggeber festgelegten technischen und administrativen Anforderungen erfüllen.
Mit anderen Worten: Der Markt wird zugänglicher, doch eine erfolgreiche Teilnahme hängt nach wie vor von einer sorgfältigen Vorbereitung ab.
Teilnahme an einer brasilianischen öffentlichen Ausschreibung
Zwar gelten für jedes Vergabeverfahren spezifische Anforderungen, doch verläuft die Teilnahme im Allgemeinen nach dem gleichen Ablauf.
Schritt 1: Die richtige Ausschreibung finden
Der erste Schritt besteht darin, Ausschreibungen zu identifizieren, die zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen passen.
Die meisten Ausschreibungen des Bundes werden über die Nationales Portal für das öffentliche Beschaffungswesen (PNCP), das als nationales Beschaffungsportal Brasiliens dient. Elektronische Beschaffungsverfahren auf Bundesebene werden in der Regel über Compras.gov.br, wobei einzelne Bundesländer und Kommunen weiterhin ihre eigenen Beschaffungsplattformen nutzen können.
Bevor Sie sich zur Teilnahme entschließen, sollten Sie die Ausschreibungsunterlagen sorgfältig prüfen. Besondere Aufmerksamkeit sollten dabei den technischen Spezifikationen, den Teilnahmebedingungen, den Qualifikationsanforderungen, den Einreichungsfristen und etwaigen lokalen Registrierungspflichten gelten. Diese Unterlagen entscheiden letztendlich darüber, ob ein ausländischer Anbieter zur Teilnahme berechtigt ist.
Schritt 2. Als Lieferant registrieren
Unternehmen, die an öffentlichen Ausschreibungen des Bundes teilnehmen, registrieren sich in der Regel über gov.br und die SICAF (Einheitliches Lieferantenregistrierungssystem) Lieferantenregistrierungssystem.
SICAF fungiert als zentrale Lieferantendatenbank Brasiliens und erfasst Informationen wie Unternehmensdaten, gesetzliche Vertreter, die finanzielle Lage sowie Qualifikationsnachweise, die im gesamten Beschaffungsprozess herangezogen werden.
Angesichts der zunehmenden Beteiligung ausländischer Anbieter hat die brasilianische Bundesregierung sogar ein offizielles englischsprachiges Handbuch veröffentlicht, in dem erläutert wird, wie internationale Unternehmen sich registrieren und an öffentlichen Ausschreibungen auf Bundesebene teilnehmen können.
Schritt 3. Ernennung eines lokalen Vertreters
Zwar können ausländische Unternehmen an brasilianischen öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen, doch entscheiden sich viele dafür, einen brasilianischen Vertreter zu benennen, um den Prozess zu vereinfachen.
Dabei kann es sich um einen örtlichen Rechtsanwalt, einen Handelsvertreter, einen Umsetzungspartner oder einen anderen bevollmächtigten Vertreter handeln, der im Rahmen einer formellen Vollmacht handelt. Je nach Ausschreibung kann dieser Vertreter offizielle Mitteilungen entgegennehmen, Unterlagen einreichen, an elektronischen Ausschreibungsverfahren teilnehmen oder bei Verwaltungsvorgängen behilflich sein.
Auch wenn nicht bei jeder Ausschreibung eine Vertretung vor Ort gesetzlich vorgeschrieben ist, lässt sich der Prozess durch erfahrene Unterstützung vor Ort erheblich effizienter gestalten. Ein lokaler Vertreter kann nicht nur Sprachbarrieren überwinden, sondern auch dabei helfen, die Ausschreibungsbedingungen zu interpretieren, mit den öffentlichen Auftraggebern zu kommunizieren und sicherzustellen, dass die Unterlagen korrekt und fristgerecht eingereicht werden.
Für viele Erstteilnehmer verringert lokales Fachwissen das administrative Risiko erheblich.
Schritt 4. Bereiten Sie die erforderlichen Unterlagen vor
Bei öffentlichen Ausschreibungen in Brasilien wird großer Wert auf die Dokumentation gelegt. Vor der Teilnahme sollten Unternehmen sicherstellen, dass alle erforderlichen unternehmensbezogenen und technischen Unterlagen vorliegen und ordnungsgemäß beglaubigt sind.
Zu den häufig angeforderten Unterlagen zählen Handelsregisterauszüge, Gesellschaftsverträge, geprüfte Jahresabschlüsse, Bankreferenzen, technische Referenzen, ISO-Zertifizierungen sowie Erklärungen zur Bestätigung der Rechtsform des Unternehmens.
Ausländische Dokumente müssen in der Regel mit einer Apostille gemäß dem Haager Apostille-Übereinkommen versehen sein, bevor sie in Brasilien anerkannt werden. Darüber hinaus müssen Ausschreibungsunterlagen häufig von einem brasilianischen vereidigten Übersetzer ins Portugiesische übersetzt werden (beglaubigte Übersetzung).
Da die Beschaffung von Apostillen und beglaubigten Übersetzungen einige Zeit in Anspruch nehmen kann, wird dringend empfohlen, die Unterlagen rechtzeitig vor Ablauf der Einreichungsfrist vorzubereiten.
Schritt 5. Prüfen Sie, ob eine CNPJ erforderlich ist
Eine der häufigsten Fragen ausländischer Unternehmen betrifft die Notwendigkeit einer brasilianischen Unternehmensregistrierungsnummer, bekannt als CNPJ.
Die Antwort hängt vom Vergabeverfahren ab.
Bei einigen Ausschreibungen – insbesondere solchen, die die direkte Lieferung importierter Waren betreffen – ist eine Teilnahme unter Umständen auch ohne Gründung einer brasilianischen juristischen Person möglich. Bei anderen Verträgen, vor allem solchen, die langfristige Dienstleistungen, Wartungsarbeiten, Ingenieurleistungen oder die Ausführung vor Ort betreffen, kann entweder eine brasilianische Tochtergesellschaft oder die Zusammenarbeit mit einem vor Ort ansässigen Partner erforderlich sein.
Die Ausschreibungsunterlagen haben stets Vorrang. Unternehmen sollten diese Anforderungen daher vor Beginn des Registrierungsverfahrens überprüfen und nicht erst, nachdem sie ausgewählt wurden.
Schritt 6. Reichen Sie Ihr elektronisches Angebot ein
Die meisten öffentlichen Vergabeverfahren auf Bundesebene werden mittlerweile vollständig online abgewickelt.
Nach Abschluss des Registrierungsverfahrens und der Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen reichen die Lieferanten ihre Qualifikationsunterlagen und ihr finanzielles Angebot elektronisch über die dafür vorgesehene Beschaffungsplattform ein.
Viele Verfahren umfassen zudem eine elektronische Live-Auktion, vergleichbar mit einer umgekehrten Auktion, bei der qualifizierte Lieferanten ihre Preise in Echtzeit verbessern können, während sie mit anderen Teilnehmern konkurrieren.
Nach Abschluss der Angebotsphase bewertet der öffentliche Auftraggeber sowohl die fachlichen Qualifikationen als auch das wirtschaftliche Angebot, bevor er die vorläufige Zuschlagserteilung bekannt gibt.
Schritt 7. Schließen Sie das Vergabeverfahren ab
Die Auswahl als bevorzugter Bieter bedeutet nicht automatisch den Abschluss des Beschaffungsprozesses.
Nach der vorläufigen Auftragsvergabe können die öffentlichen Auftraggeber vor der formellen Unterzeichnung des Vertrags zusätzliche Nachweise anfordern. Je nach Art der Beschaffung kann es sich dabei um Originalzertifikate, technische Zulassungen, Produktdokumentationen, Versicherungsnachweise oder Leistungsgarantien handeln.
In bestimmten Branchen, wie beispielsweise im Gesundheitswesen, im Ingenieurwesen oder in der Telekommunikation, können zudem zusätzliche Registrierungen oder behördliche Genehmigungen erforderlich sein, bevor mit der Vertragserfüllung begonnen werden kann.
Die sorgfältige Beachtung der Fristen nach der Zuschlagserteilung ist daher genauso wichtig wie die Einreichung eines vorschriftsmäßigen Angebots.
Bevor Sie Ihr Gebot abgeben
Bevor Sie an einer brasilianischen öffentlichen Ausschreibung teilnehmen, vergewissern Sie sich, dass Sie Folgendes haben:
✔ Die passende Ausschreibung ermittelt und alle Teilnahmebedingungen geprüft
✔ Bei der SICAF registriert (sofern zutreffend)
✔ Überprüft, ob eine Vertretung vor Ort oder eine CNPJ-Nummer erforderlich ist
✔ Alle erforderlichen Unternehmensunterlagen erstellt und beglaubigt
✔ Alle technischen Zertifizierungen oder behördlichen Anforderungen wurden bestätigt
✔ Alle Einreichungsfristen (Ortszeit Brasília) überprüft
Ein gut vorbereiteter Antrag verringert das Risiko einer Disqualifizierung aufgrund von Verwaltungsfehlern erheblich.
Kurz gesagt
Der brasilianische Markt für das öffentliche Beschaffungswesen wird für europäische Unternehmen zunehmend zugänglicher. Die Reform des Beschaffungswesens, die Digitalisierung und das Abkommen zwischen der EU und dem Mercosur eröffnen ausländischen Anbietern in einer Vielzahl von Branchen neue Möglichkeiten.
Die Teilnahme an einer brasilianischen öffentlichen Ausschreibung erfordert mehr als nur die Identifizierung einer interessanten Gelegenheit. Unternehmen müssen den Beschaffungsprozess verstehen, die administrativen und technischen Anforderungen erfüllen und sich gründlich vorbereiten, bevor sie ihr erstes Angebot einreichen.
Das EU-Mercosur-Abkommen mag zwar den Marktzugang verbessern, doch eine erfolgreiche Teilnahme wird weiterhin von einer sorgfältigen Vorbereitung, lokalen Kenntnissen und einem gründlichen Verständnis der brasilianischen Vergaberegeln abhängen. Unternehmen, die in alle drei Bereiche investieren, sind am besten aufgestellt, um auf den größten öffentlichen Beschaffungsmärkten Lateinamerikas zu bestehen.
QUELLEN
- Europäische Kommission – Abkommen zwischen der EU und dem Mercosur: Offizieller Abkommenstext (Kapitel „Öffentliches Beschaffungswesen“)
- Europäische Kommission – Überblick über das Handelsabkommen zwischen der EU und dem Mercosur
- Regierung Brasiliens (gov.br) – Nationales Portal für das öffentliche Beschaffungswesen (PNCP)
- Regierung Brasiliens (gov.br) – Compras.gov.br – Elektronische Beschaffungsplattform des Bundes
- Regierung Brasiliens (gov.br) – SICAF – Einheitliches Lieferantenregistrierungssystem
- Regierung Brasiliens (gov.br) – Leitfaden in englischer Sprache für ausländische Lieferanten, die an brasilianischen öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen
- Regierung Brasiliens – Gesetz Nr. 14.133/2021 (das neue brasilianische Vergabegesetz)